Microsoft Access et Microsoft Excel possèdent de nombreuses similitudes, il peut être difficile de décider du programme que vous devez utiliser. Par exemple, les deux programmes peuvent stocker de grandes quantités de données, exécuter des requêtes puissantes et outils d’analyse décomposition ces données et effectuer des calculs complexes qui renvoient les données dont vous avez besoin.
Toutefois, chaque programme présente des avantages selon le type de données que vous gérez et ce que vous voulez faire avec ces données. Par exemple, si votre objectif est de maintenir l’intégrité des données dans un format accessible par plusieurs utilisateurs, Access est le meilleur choix, alors qu’Excel est mieux adapté pour les données numériques complexes que vous souhaitez analyser en détail.
Dans de nombreux cas, vous pouvez utiliser les deux programmes en utilisant chacun d’eux pour l’objectif auquel il est adapté. En règle générale, Access est préférable pour la gestion des données, préserver la sécurité et travailler à plusieurs utilisateurs simultanés sur la même base de données. Excel est généralement supérieure pour l’analyse des données : réaliser des calculs complexes et produire des graphiques de haute qualité. Si vous utilisez Access pour stocker vos données et Excel pour les analyser, vous pouvez bénéficier des avantages des deux programmes.
Avant de décider du programme à utiliser, vous souhaiterez peut-être comparer les avantages de chaque programme, apprendre lorsqu’il est préférable d’utiliser une ou l’autre et découvrir comment travailler avec les deux programmes pour obtenir exactement les résultats que vous voulez.
Remarque : Toutes les suites Microsoft Office incluent Excel, mais pas Access.
Comparer les avantages de chaque programme
Choisir le bon programme est essentiel si vous voulez accéder et mettre à jour vos informations avec précision et avec des performances optimales.
Stockage des données
Données à plat par rapport aux données relationnelles : pour aider à déterminer quel programme est préférable pour le stockage de vos données, posez-vous la question suivante : les données sont organisées de façon relationnelle ou non ? Les données qui peuvent être efficacement contenues dans une seule table ou une feuille de calcul sont appelées des données à deux dimensions ou non relationnelles . Par exemple, si vous voulez créer une simple liste de clients, avec une seule personne adresse et de contact pour chaque client, Excel peut être le meilleur choix. Cependant, si vous souhaitez stocker une liste de clients plus complexe qui contient votre facturation et les adresses de livraison pour chaque client ou plusieurs personnes à contacter pour chaque client, Access est la meilleure solution.
Dans un base de données relationnelle, vous organisez vos informations en plusieurs tables. Dans une base de données relationnelle bien conçue, chaque table est “plate” et contient les informations que d’un seul type de données. Par exemple, si vous créez une base de données client, les noms des clients doivent être stockés dans une table, alors que la facturation des clients et les adresses de livraison doivent être stockés dans une table distincte. Le stockage des adresses séparément des noms est recommandé, car chaque client peut avoir plusieurs adresses et que vous voulez être en mesure d’entrer plusieurs adresses pour chaque client sans avoir à entrer à nouveau le nom du client pour chaque adresse.
Dans un base de données relationnelle, la table principale des ventes par exemple sera appelée la table de fait alors que les tables liées des clients, des adresses ou des produits seront appelés tables de dimension.
Local par rapport aux données externes : vous pouvez utiliser Access pour vous connecter à des données à partir d’une grande variété de sources de données externes pour afficher, requêter et modifier ces données sans avoir à les importer. Par exemple, Access fournit des commandes pour vous connecter à des données existantes dans une base de données Microsoft SQL Server, un fichier dBASE ou un dossier Outlook, ainsi que de nombreuses autres sources de données. Vous pouvez utiliser Excel pour vous connecter à un large éventail de sources de données, y compris Access, SQL Server Analysis Services bases de données, texte et fichiers XML et les sources de données ODBC et OLE DB. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier les données pour modifier la source de données via l’interface utilisateur Excel.
Access et Excel fournissent des commandes pour vous connecter aux données de listes Windows SharePoint Services. Toutefois, Excel fournit simplement une connexion en lecture seule à des listes SharePoint ; alors qu’Access vous permet de lire et écrire des données dans des listes SharePoint.
Intégrité des données et de flexibilité : les Identificateurs uniques (ou Index) permettent de préserver l’intégrité des données, et ils vous assurent qu’aucune ligne (ou enregistrements) ne contiennent toutes les mêmes données. Les Identificateurs uniques offrent également le moyen le plus rapide pour extraire des données lorsque vous effectuez une recherche ou triez vos données. Dans Access, vous pouvez utiliser le type de données NuméroAuto pour générer automatiquement un identificateur unique pour chaque enregistrement. Vous pouvez ensuite utiliser ces identificateurs pour associer des enregistrements dans une table à un ou plusieurs enregistrements dans une autre table.
La structure Access qui s’applique à vos données permet de garantir l’intégrité des données. Vous pouvez exiger que les nouveaux enregistrements dans une table possède une valeur correspondante existant dans une autre table, pour ne pas créer d’enregistrements « orphelins ». Par exemple, vous ne souhaitez pas avoir une commande qui n’inclut pas les informations relatives aux clients. Access peut nécessiter que chaque nouvel enregistrement dans votre table commandes comporte une valeur de client correspondant dans votre table clients. Ce mode obligatoire de correspondance de valeurs est appelée intégrité référentielle.
Vous pouvez également imposer vos propres contraintes et des règles afin d’assurer que les données sont saisies correctement. Excel vous permet d’entrer des données de manière plus libre, mais Excel ne prend pas en charge les données relationnelles, et ne peut donc pas prendre en charge l’intégrité référentielle. Toutefois, vous pouvez utiliser la commande Validation des données pour contrôler l’entrée de données dans Excel.
Analyse de données
Interroger : si vous affichez vos données de plusieurs façons, selon la modification des conditions ou des événements, Access peut être le meilleur choix pour le stockage et l’utilisation de vos données. Access vous permet d’utiliser des requêtes de langage SQL (Structured Query) pour extraire rapidement des lignes et des colonnes de données que vous voulez, si les données sont contenues dans une table ou plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser des expressions dans les requêtes pour créer des champs calculés. L’utilisation d’une expression dans Access est similaire à celle de l’aide de formules dans Excel pour calculer des valeurs. Vous pouvez également utiliser des requêtes Access pour synthétiser les données et présenter les valeurs agrégées, telles que sommes ou moyennes.
Modélisation : dans Excel, vous pouvez utiliser les outils de analyse de scénarios pour prévoir le résultat d’un modèle de feuille de calcul. Analyse what-if permet d’exécuter différents scénarios dans vos données, telles que meilleur des cas et pire des cas et de comparer les données résultantes de plusieurs scénarios dans un rapport de synthèse. Aucun fonctionnalité similaire n’est disponible dans Access.
Pivoting et des graphiques : dans les programmes, vous pouvez créer des rapports de tableau croisé dynamique et des graphiques de tableau croisé dynamique. Toutefois, Excel fournit plus avancées de tableau croisé dynamique rapports et les fonctionnalités de création de graphiques qu’Access. Si vous envisagez de créer des rapports de tableau croisé dynamique complet ou fournir un aspect professionnel graphique régulièrement, vous devez utiliser la création de rapports de tableau croisé dynamique ou de tableau croisé dynamique de création de graphiques dans Excel au lieu de fonctionnalités communes dans Access.
Collaboration multi-utilisateurs
Access et Excel peuvent être utilisés dans des environnements collaboratifs, tels que Windows SharePoint Services et les partages de fichiers réseau, mais il existe des différences dans la manière dont les données sont accessibles par plusieurs utilisateurs.
Plusieurs accès utilisateur aux données : dans des conditions normales, Access permet à plusieurs utilisateurs ouvrir une base de données unique en même temps ; Cette méthode fonctionne bien, car Access verrouille uniquement les données qui sont en cours de modification ; Par conséquent, les autres utilisateurs puissent modifier des enregistrements différents sans conflits. Dans Excel, vous pouvez partager un classeur avec d’autres utilisateurs, mais les fonctions multi-utilisateurs de collaboration sont meilleures lorsque les utilisateurs travaillent sur les données de ce classeur à des moments différents au lieu de simultanément, sauf si ils utilisent la version Online d’Excel où une collaboration totale sera alors possible. En effet, les utilisateurs d’une base de données Access peuvent collaborer sur un jeu de données, et les utilisateurs d’un classeur Excel collaborer sur un document.
À l’aide de Windows SharePoint Services pour la collaboration : les deux programmes s’intègrent avec les technologies Microsoft Windows SharePoint Services, tels que des listes et bibliothèques de documents SharePoint.
Access fournit différentes façons pour collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint. Par exemple, vous pouvez télécharger une base de données complète dans une bibliothèque de documents Windows SharePoint Services, passer des formulaires et états disponibles sous forme de vues de Windows SharePoint Services et lier une base de données à des données qui sont stockées dans des listes SharePoint.
Excel ne propose qu’un seul moyen de collaborer avec plusieurs utilisateurs sur un site SharePoint Services. Vous pouvez télécharger un classeur des bibliothèques de documents Windows SharePoint Services, où des utilisateurs individuels peuvent extraire le classeur pour apporter des modifications, empêchant les autres utilisateurs de modifier le classeur en même temps. Les utilisateurs peuvent modifier un classeur sans extraction de la bibliothèque de documents, après quoi ils doivent coordonner avec d’autres utilisateurs afin d’éviter les conflits de données.
À l’aide de dossiers réseau pour la collaboration : si vous stockez une base de données Access dans un dossier réseau partagé, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir la base de données et travailler simultanément avec ses données. Les enregistrements individuels sont verrouillés lorsqu’un utilisateur les modifie. Si vous enregistrez un classeur Excel dans un dossier réseau partagé, un seul utilisateur peut modifier le classeur à la fois. Pour des fins d’affichage, plusieurs utilisateurs peuvent ouvrir le classeur pendant qu’un autre utilisateur modifie actuellement mais ces utilisateurs ne peuvent pas apporter de modifications aux données jusqu’à ce que l’utilisateur qui modifie le classeur le ferme.
Sécurité
Ces deux programmes proposent des fonctionnalités similaires, de mots de passe et de chiffrement, qui peuvent vous aider à éviter les pertes de données et protéger vos données contre tout accès non autorisé. Toutefois, il existe certaines différences entre Access et Excel dans le fonctionnement et la protection des données au niveau utilisateur.
Prévention des pertes de données : dans Access, votre travail est enregistré en permanence afin que, en cas de panne inattendue, le travail ne se perde pas. Toutefois, étant donné que Access enregistre votre travail en continu, il est également possible pour apporter des modifications que vous décidez que vous ne souhaitez pas valider. Pour vous assurer que vous pouvez restaurer votre base de données comme vous le souhaitez, vous devez créer une copie de sauvegarde du fichier de base de données sur une planification adapté à vos besoins. Vous pouvez restaurer une base de données entière à partir d’une sauvegarde, ou vous pouvez restaurer un tableau ou un autre objet de base de données dont vous avez besoin. Si vous utilisez un utilitaire de sauvegarde de système de fichiers, vous pouvez également utiliser une copie d’une base de données à partir d’une sauvegarde de système de fichiers pour restaurer vos données. Dans Excel, vous pouvez enregistrer les informations de récupération à des intervalles pendant que vous mettez à jour vos données.
Protection des données au niveau utilisateur : dans Excel, vous pouvez supprimer des données critiques ou privées de l’affichage en masquant les colonnes et lignes de données et puis protéger la feuille de calcul entière pour contrôler l’accès utilisateur aux données masquées. En plus de protéger une feuille de calcul et ses éléments, vous pouvez également verrouiller et déverrouiller des cellules dans une feuille de calcul pour empêcher d’autres utilisateurs de modifier accidentellement des données importantes.
Sécurité au niveau des fichiers : au niveau des fichiers, vous pouvez utiliser le chiffrement dans les deux programmes pour empêcher les utilisateurs non autorisés de voir les données. Vous pouvez également exiger un mot de passe pour ouvrir un fichier de base de données ou un classeur. En outre, vous pouvez protéger un fichier de base de données ou d’un classeur en utilisant un signature numérique.
Restreint l’accès aux données : dans Excel, vous pouvez spécifier des autorisations utilisateur pour accéder aux données ou définir des autorisations en lecture seule qui empêchent d’autres utilisateurs d’apporter des modifications aux données. Access ne fournit pas les fonctionnalités de sécurité au niveau utilisateur, mais Access prend en charge le modèle de sécurité utilisateur de n’importe quel serveur de base de données qu’il connecte. Par exemple, si vous créez un lien vers une liste SharePoint, Access conserve les autorisations utilisateur pour la liste SharePoint. Si vous voulez conserver des utilisateurs non autorisés à accéder à vos données Access, vous pouvez chiffrer votre base de données en affectant un mot de passe. Les utilisateurs doivent entrer le mot de passe pour lire les données à partir de la base de données, même s’ils ont l’accès à l’aide d’un autre programme, comme Excel.
Quand utiliser Access
En règle générale, Access constitue le meilleur choix lorsque vous avez voulez régulièrement suivre et enregistrer les données, puis afficher, exporter ou imprimer des sous-groupes de ces données. Les formulaires Access offrent une interface plus pratique qu’une feuille de calcul Excel pour l’utilisation de vos données. Vous pouvez utiliser Access pour automatiser les opérations fréquemment effectuées, et accéder aux rapports pour vous permettre de résumer les données sous forme imprimée ou électronique. Access fournit davantage de structure pour vos données ; par exemple, vous pouvez contrôler les types de données pouvant être entrées et vous pouvez spécifier comment les données dans une table sont liées aux données dans les autres tables. Cette structure vous permet de garantir qu’uniquement des types de données corrects sont entrés.
Access stocke les données dans des tables qui ressemblent beaucoup à des feuilles de calcul, mais les tables Access sont conçues pour exécuter des requêtes complexes liées à des données stockées dans d’autres tables.
Utilisez Access dans les cas suivants :
- Si vous envisagez de nombreuses personnes travaillant dans la base de données et que vous souhaitez des options robustes qui gèrent les mises à jour de vos données, telles que résolution d’enregistrement de verrouillage et conflit en toute sécurité.
- Si vous envisagez la nécessité d’ajouter des tables à un jeu de données sous forme de tableau à deux dimensions ou non relationnelles.
- Si vous devez exécuter des requêtes complexes.
- Si vous souhaitez générer une variété de rapports ou des étiquettes de publipostage.
Quand utiliser Excel
- Exiger un affichage plat ou relationnelles de vos données au lieu d’un base de données relationnelle qui utilise plusieurs tables, et lorsque vos données sont principalement numériques.
- Exécuter fréquemment des calculs et des comparaisons statistiques de vos données.
- Vous souhaitez utiliser des rapports de tableau croisé dynamique pour afficher des données hiérarchiques dans une disposition compacte et flexible.
- Pensez à créer des graphiques régulièrement et à utiliser les nouveaux formats de création de graphiques disponibles dans Excel.
- Souhaite mettre vos données en utilisant les icônes de mise en forme conditionnelle, des barres de données, nuances de couleurs.
- Effectuer des opérations d’analyse de scénarios sophistiquées sur vos données, telles que des analyses statistiques, d’ingénierie et analyse de régression.
- Vous voulez effectuer le suivi des éléments dans une liste simple, pour un usage personnel ou à des fins de collaboration limitée.
L’utilisation conjointe d’Access et Excel
Il peut arriver que vous souhaitiez tirer parti des avantages que les deux programmes vous proposent. Par exemple, vous avez créé une feuille de calcul dans Excel dans lequel vous pouvez calculer et analyser les données, mais la feuille de calcul est devenu trop grande et complexe et nombre d’autres utilisateurs doivent avoir accès aux données. À ce stade, vous souhaiterez peut-être importer ou lier votre feuille de calcul dans Access et l’utiliser comme une base de données au lieu de son utilisation dans Excel. Ou bien, vous avez peut-être des données dans une base de données Access pour laquelle vous souhaitez créer des rapports de tableau croisé dynamique Excel détaillés et graphiques Excel d’aspect professionnel.
Quel que soit le programme que vous utilisez tout d’abord, vous pouvez toujours transférer les données d’un programme à l’autre, où vous pouvez continuer à travailler dessus. Avec ou sans une connexion de données, vous pouvez transférer des données dans Access à partir d’Excel (et vice versa) par importation ou exportation.
Pour plus d’informations sur la façon d’échanger des données entre les deux programmes, voir déplacer des données à partir d’Excel vers Access.
