10 bonnes raisons d’utiliser Access avec Excel

Même si Excel n’est pas une base de données, il est largement utilisé pour stocker les données, et il est souvent utilisé pour résoudre des problèmes de base de données simples. Toutefois, Excel est une base de données de fichier plat, et non une base de données relationnelle. Lorsque des tableaux simples doivent être transformés en plusieurs tables de données associées, Access est le premier choix pour les travailleurs de l’information pour créer rapidement une application de base de données. Access a toujours été le « tapis de lancement » pour rassembler et consolider des données disparates au sein de l’entreprise, qui résident dans les classeurs Excel. Une fois vos données accessibles, vous pouvez ajouter d’autres tables et les joindre, créer des requêtes (ou vues de vos données), structurer les données et définir des types de données pour garantir l’intégrité des données, partager et mettre à jour des données entre de nombreux utilisateurs, et créer des rapports et des formulaires puissants.

À la différence de la disposition de feuille de calcul simple d’Excel, Access est organisé différemment avec plusieurs objets liés qui peuvent paraître d’abord plus décourageant. Mais il n’est pas nécessaire d’être un expert pour utiliser Access. Access est conçu pour tous les types d’utilisateurs et vous pouvez le faire uniquement dans la mesure du possible.

Revenir à l’arrière-plan d’une couche à la fois.

1. utilisez Access de trois manières : en tant qu’utilisateur occasionnel, utilisateur puissant ou développeur.

2. des tables, des requêtes, des formulaires et des rapports se créent les uns sur les autres et constituent le cœur d’une application de base de données.

3. les utilisateurs occasionnels disposent d’assistants, de générateurs de propriétés, de l’interface utilisateur Office Fluent et de fonctionnalités de type Excel pour effectuer rapidement une tâche.

4. les utilisateurs de l’alimentation disposent de macros, du volet de propriétés, des expressions et des outils de conception de base de données pour approfondir et en savoir plus.

5. les développeurs peuvent utiliser des modules et développer du code VBA pour créer des solutions de base de données personnalisées et déployer des applications d’exécution.

Pour commencer, il est recommandé de copier les données Excel dans Access. Vous pouvez créer une table Access et l’afficher en mode feuille de données, ce qui ressemble à une feuille de calcul Excel. Vous pouvez effectuer des tâches de création de table courantes, telles que la définition d’un type de données, d’un nom de champ ou d’un nouveau champ, directement en mode feuille de données. Par exemple, si vous entrez une date dans un champ vide, Access définit le type de données date/heure pour ce champ. Si vous entrez du texte tel qu’un nom, Access applique le type de données texte au champ. Pour déplacer un champ, cliquez dessus et faites-le glisser.

Lorsque vous copiez des données à partir d’Excel et que vous les collez dans Access, vous n’avez pas besoin de créer un tableau d’abord ou d’ouvrir une table en mode feuille de données. Access vous demande automatiquement si vos données comportent des en-têtes, s’il est préférable d’utiliser le type de données approprié et crée une table Access. C’est un jeu d’enfant.

L’une des façons les plus simples d’utiliser Excel et Access est de lier une feuille de calcul Excel à une table Access. Utilisez un lien d’accès lorsque vous envisagez de conserver les données dans Excel, mais également que vous utilisez régulièrement certaines des fonctionnalités d’Access, telles que la création de rapports et les requêtes. Vous liez des données à partir d’Access, et non d’Excel.

Access prend en charge deux méthodes fondamentalement différentes de création de tables de bases de données. Les utilisateurs peuvent créer de nouvelles tables natives pour stocker les données dans une base de données Access, ou créer des liens vers des données existantes hors de la base de données Access. Les données dans les tables liées apparaissent et se comportent de nombreuses façons de la même manière que les tables natives. L’Assistant gestionnaire de tables liées vous permet d’effectuer le suivi, de rechercher et de mettre à jour la feuille de calcul Excel ou une autre source de données en cas de déplacement et de rupture du lien.

Lorsque vous créez un lien vers une feuille de calcul Excel ou une plage nommée, Access crée une nouvelle table liée aux données Excel. Si vous voulez ajouter, modifier ou supprimer des données, apportez les modifications souhaitées dans Excel et actualisez (ou relancez) les données de la table Access. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier le contenu de la table dans Access. Lorsque vos données sont liées à Excel, vous pouvez créer des rapports, des requêtes et des formulaires en lecture seule dans Access.

Si vous décidez de couper le cordon de données, vous pouvez déplacer les données vers Excel en important les données dans Access. Notez que l’ importation de Word a deux significations différentes entre Excel et Access. Dans Excel, lorsque vous importez (ou connectez), vous établissez une connexion permanente aux données qui peuvent être actualisées. Dans Access, lorsque vous importez des données, vous les transmettez en même temps, mais sans connexion de données permanente. Lorsque vous importez des données, Access les stocke dans une table nouvelle ou existante sans modifier les données dans Excel. Dans Access, vous pouvez importer tout ou partie des feuilles de calcul d’un classeur Excel en une seule opération.

L’Assistant importation vous guide au cours des étapes d’importation et vous aide à prendre des décisions importantes concernant la modification des types de données et l’ajout d’en-têtes. Si vous rencontrez des erreurs lors de l’importation de données, Access vous alerte et enregistre les erreurs dans une table pour que vous puissiez rapidement les retrouver et les corriger. Par exemple, il se peut qu’un code postal alphanumérique s’envoyait plus en profondeur dans une colonne que vous pensiez être numérique ou qu’un ID dupliqué a été détecté pour un champ de clé primaire. Vous pouvez apporter les modifications dans le classeur Excel et réimporter les données, ou apporter les modifications dans la nouvelle table Access. Une fois l’opération terminée, vous pouvez enregistrer les étapes que vous avez utilisées et même créer une tâche Outlook qui vous rappelle quand procéder à l’importation régulièrement.

Une fois les données importées, l’accès est désormais natif et vous pouvez utiliser des feuilles de données et des formulaires pour ajouter, modifier et supprimer des données. Une fois les données importées, vous pouvez choisir de supprimer les données dans Excel. Il est généralement préférable de n’avoir qu’un seul emplacement pour la mise à jour des données.

Vous pouvez également reconnecter les données d’accès à Excel. Pour ce faire, créez une connexion dans Excel, souvent stockée dans un fichier de connexion de données Office (. odc), dans la base de données Access et récupérez toutes les données d’une table ou d’une requête. Après vous être connecté aux données, vous pouvez également actualiser automatiquement (ou mettre à jour) vos classeurs Excel à partir de la base de données Access d’origine chaque fois que la base de données est mise à jour avec de nouvelles informations.

Une fois vos données accessibles, vous pouvez tirer parti du tableau Marvelous des outils de création de rapports et de personnalisations. Vous voulez créer un rapport en quelques clics seulement ? Utilisez l’Assistant État. Vous voulez créer et modifier la disposition de rapport en temps réel avec des données actives, déplacer et redimensionner des blocs de données, ajouter et supprimer des champs et afficher instantanément les modifications lors de la création ? Utiliser le mode page. Vous souhaitez interagir avec le rapport pour rechercher, filtrer et trier des données en direct ? Utiliser le mode état. Vous voulez ajouter les boutons de commande, les numéros de page, les images, les liens hypertexte et les styles d’aspect professionnel dans le vôtre ? Utilisez les nombreux assistants et galeries de contrôles dans les groupes contrôles et disposition sous l’onglet création du ruban. Dans Access, vous pouvez facilement créer des rapports simples, des rapports de groupe et de synthèse, des étiquettes de publipostage, des rapports graphiques et des sous-rapports.

Une fois le rapport créé, utilisez Access pour distribuer le rapport par voie électronique. Par exemple, vous pouvez envoyer l’État à l’aide d’un message électronique ou enregistrer le rapport dans différents formats, tels qu’un instantané Access ou un fichier PDF, pour l’ajouter à une page Web ou à un site SharePoint.

Une fois vos données accessibles, vous pouvez tirer parti des nombreux outils de création et de personnalisation de formulaire. Vous voulez créer un formulaire en quelques clics seulement ? Utilisez l’Assistant formulaire. Vous voulez créer et modifier la disposition du formulaire en temps réel avec des données actives, déplacer et redimensionner des blocs de données, ajouter et supprimer des champs et afficher instantanément les modifications au fur et à mesure de leur génération ? Utiliser le mode page. Vous voulez ajouter les boutons de commande, les zones de liste, les zones de liste modifiable, les groupes d’options, les images, les masques de saisie, les graphiques, les liens hypertexte et les styles d’aspect professionnel ? Utilisez les nombreux assistants et galeries de contrôles dans les groupes contrôles et disposition sous l’onglet création du ruban. À l’aide d’Access, vous pouvez facilement créer des formulaires simples, des formulaires à onglets, des formulaires continus, des formulaires contextuels, des boîtes de dialogue modales et des sous-formulaires.

Dans Access, vous pouvez facilement créer un formulaire double affichage, qui affiche une feuille de données et un mode formulaire synchronisés pour que vous puissiez tirer le meilleur des deux. Lorsque vous créez un formulaire soigné, il est facile de faire défiler, de filtrer et même de rechercher des données dans le formulaire à l’aide des boutons de navigation standard et de la zone de recherche située en bas du formulaire.

Quel que soit le produit que vous utilisez, vous filtrez les données pour utiliser un sous-ensemble de données, et vous triez les données pour les trier exactement comme vous le souhaitez. Dans Access, les utilisateurs d’Excel peuvent filtrer et trier des données en mode feuille de données sans avoir à redécouvrir une interface utilisateur entièrement nouvelle. Les icônes, menus de commandes, commandes, critères et boîtes de dialogue sont similaires, que vous utilisiez du texte, des nombres, des dates ou des espaces. Vous pouvez même enregistrer les filtres et les trier en même temps que le mode feuille de données.

Vous pouvez créer une requête dans Access et pas même savoir ce que signifie SQL. Quatre assistants requête vous permettent de créer des requêtes simples, de rechercher des doublons, de rechercher des enregistrements sans correspondance et de créer des requêtes analyse croisée. Vous n’avez même pas besoin de créer une requête. Filtrez et triez les données comme vous le souhaitez, et enregistrez-les dans une feuille de données.

À présent que votre famille a grandi, la liste de vos cartes de voeux est en grande taille et vous devez effectuer le suivi d’un grand nombre d’anniversaires et de fêtes. Ce n’est pas un problème. Vous pouvez utiliser une table ou une requête Access en tant que source de données de fusion et publipostage, et créer une opération de fusion et publipostage à l’aide de l’Assistant Fusion et publipostage Word, dans le cas de lettres, de cartes, de messages électroniques et d’enveloppes. Si vous avez simplement besoin de créer des étiquettes de publipostage, utilisez l’Assistant étiquette dans Access pour créer et imprimer vos étiquettes à partir d’un rapport que vous créez. Vous pouvez même ajouter automatiquement un code-barres correspondant à chaque adresse de client.

Access et Excel fournissent des commandes permettant de se connecter aux données dans les listes SharePoint. Excel fournit une connexion en lecture seule (à sens unique) aux listes SharePoint liées ; alors qu’Access vous permet de lire et d’écrire des données (bidirectionnelles) dans les listes SharePoint liées. Les listes Access et SharePoint fonctionnent très bien ensemble. Les types de données Access et SharePoint, tels que le texte enrichi, ajouter uniquement (pour la prise en charge de l’historique des révisions dans un champ Mémo), les pièces jointes, la numérotation automatique, les recherches et les champs à plusieurs valeurs, sont destinés à une intégration fluide, en cas d’incohérences de données.

Après avoir lié les données de votre liste SharePoint à une base de données Access, vous pouvez même utiliser les données de la liste SharePoint hors connexion dans une base de données Access locale, travailler avec les données localement, puis vous reconnecter au site SharePoint pour télécharger les modifications. Tout conflit entre les données apportées par d’autres utilisateurs est géré par un Assistant résolution des conflits. Les formulaires et les États que vous avez créés dans Access sont basés sur les mêmes données, mais liés à des listes SharePoint.

Excel fournit les points d’intégration suivants avec SharePoint Server.

1. Effectuer une importation unique des données de la feuille de calcul Excel dans une liste SharePoint, ou exporter les données de la feuille de calcul Excel dans une liste SharePoint pour créer une connexion de données permanente à sens unique.

2. Utiliser la connexion de données permanente à sens unique pour actualiser les données dans une feuille de calcul Excel provenant de la liste SharePoint.

3. publier les classeurs Excel dans Excel Services, et afficher et interagir avec les données à l’aide du composant WebPart Excel Web Access sur une page de composants WebPart.

4. importation (connexion) de données dans un classeur Excel à partir de serveurs OLAP, de bases de données SQL Server et Access, et de fichiers plats.

Access fournit les points d’intégration suivants avec SharePoint Server.

1. Importer ou exporter en une seule fois les données entre les vues Access et une liste SharePoint.

2. lier les données entre les tables Access et une liste SharePoint en créant une connexion bidirectionnelle permanente. (Les données de la liste mises à jour sont visibles dans une table Access ; les données de la table Access mises à jour sont visibles dans une liste.)

3. Mettre les données de la liste hors connexion, faire la mise à jour dans Access, remettre en ligne, synchroniser les mises à jour et résoudre les conflits.

4. Afficher et modifier les données de la liste dans des feuilles de données, formulaires et vues de rapports Access.

Vous pouvez créer des applications de base de données de bureau très sophistiquées sans jamais écrire une seule ligne de code VBA. Chaque objet Access dispose d’un ensemble complet de propriétés et d’événements accessibles facilement à partir d’une feuille de propriétés afin de vous aider à personnaliser votre solution. Chaque objet possède des concepteurs détaillés qui révèlent toutes les fonctionnalités disponibles. Des modèles de base de données supplémentaires sont disponibles sur Office Online. Les modèles de champs et de tables vous permettent de créer et de personnaliser rapidement de nouveaux tableaux. Vous pouvez créer une nouvelle base de données à partir de zéro en utilisant des outils de conception de base de données intégrés.

Les macros Access utilisent un environnement déclaratif qui ne nécessite pas d’écriture de code VBA, de sorte que vous n’avez pas besoin d’être développeur. Chaque action de macro effectue une tâche, telle que l’ouverture d’un formulaire, l’exécution d’une requête, la recherche d’enregistrements ou l’affichage d’un message. Vous pouvez incorporer des macros dans n’importe quel événement de rapport, formulaire ou contrôle. La plupart des macros contiennent des arguments, et vous pouvez y ajouter de la logique conditionnelle pour leur permettre de faire ce que vous voulez. Vous pouvez même définir des variables et procéder à la vérification des erreurs, sans écrire de code VBA.

Concevoir un prototype et l’exécuter par le service informatique. Vous pouvez créer une solution pour votre équipe dès qu’ils en ont besoin, et le faire sur une Shoestring avec des membres du personnel. Effectuer le suivi des billets vendus pour une entreprise, suivre la durée de vie des matériaux de fabrication ou imprimer des indicateurs d’acceptation pour les parties. Effectuer le suivi des tâches, problèmes et livrables dans les projets d’équipe. Créez une base de données de pipeline des ventes pour contrôler les ventes potentielles au sein d’un groupe de petites entreprises.