Les Bonnes Pratiques Access

Le Système de Gestion de Bases de Données Access est articulé autour de 4 familles d’objets qu’il faut apprendre à maitriser pour tirer pleinement partie de la puissance du logiciel, les Tables, les Requêtes, les Formulaires et les Etats, dans cet ordre de conception.

Les Tables

Les tables sont les premiers objets essentiels d’une base de données, elles contiennent toutes les informations qui seront liées entre elles et à partir desquelles seront ensuite créés les requêtes, les formulaires et les états.

Suivant le projet, les tables pourront être créées à partir de zéro, importées de sources diverses ou liées directement à des données vivantes présentes dans d’autres bases de données externes telles que des listes SharePoint, des bases de données SQL ou Azure, ou encore des sites Internet.

Comme représenté dans le schéma en étoile ci-dessous, on distinguera les tables de Faits destinées à accueillir les enregistrements (par exemple une table de Ventes), des tables de Dimensions qui serviront à enrichir l’information de la table de Faits (par exemple les tables Clients ou Produits). Il s’agira alors de lier correctement ces tables, avec la bonne cardinalité, pour pouvoir exploiter et croiser tous les champs présents dans toutes les tables.

Les Requêtes

Les requêtes sont les objets centraux d’Access. Elles permettent de filtrer les données issues des tables, une fois celles-ci liées entre elles, puis d’effectuer des calculs, des regroupements et des croisements entre les champs de toutes les tables de la base de données.

Une fois élaborées, les requêtes se présentent sous forme de listes lorsqu’elles sont exécutées, exactement comme les tables.

Il existe plusieurs types de requêtes suivant les besoins liés au projet :
– requête de type Ajout pour alimenter des formulaires destinés à l’enregistrement de nouvelles données dans les différentes tables de la base de données.
– requête de type Sélection pour filtrer et afficher des enregistrements spécifiques suivant des critères particuliers appliqués aux différents champs de la requête.
– requête de type Analyse croisée pour afficher un tableau croisé dynamique de plusieurs champs agrégés entre eux, à la manière des TCD d’Excel.
– requête de type Mise à jour ou Suppression pour actualiser ou effacer des données d’une table en fonction de critères spécifiques.
– requête de type Création de table pour générer de nouvelles tables à partir de données spécifiques des tables ou requêtes déjà existantes dans la base de données.

Pour mettre au point toutes les requêtes nécessaires au projet, il faudra bien savoir manipuler les expressions et les formules d’Access qui entrent en jeu dans l’élaboration des critères permettant de filtrer les données ou d’effectuer des calculs.

Par exemple, l’expression : Comme “*” & [texte à utiliser pour l’invite] & ”*”
entrée dans la ligne “Critères” d’un champ de requête, affichera la liste de tous les enregistrements qui présenteront la caractéristique de la partie de texte tapée dans l’invite lors de l’exécution de la requête.

Autre exemple, l’expression : <0
entrée dans la ligne “Critères” du champ Solde affichera la liste des clients qui doivent de l’argent.

Le Générateur d’expression disponible à tout moment en Mode Création dans Access permet de faciliter l’élaboration des critères et des formules.

Les objets requêtes sont généralement les plus nombreux dans une base de données Access. Or, comme tout autre objet dans Access, une requête peut se copier/coller, ce qui se révélera très pratique pour ne pas passer trop de temps sur la mise au point de chaque requête dont vous aurez besoin dans votre projet. Il suffira alors de modifier les critères de la requête collée pour la voir filtrer et afficher d’autres données.

Les Formulaires

Les formulaires sont les objets par lesquels vous-même ou d’autres utilisateurs pouvaient ajouter, modifier ou afficher les données stockées dans votre base de données Access.

La conception des formulaires revêt donc une importance particulière. Si votre base de données Access doit être utilisée par plusieurs utilisateurs, des formulaires bien conçus sont essentiels à l’efficacité et à la précision de la saisie ainsi qu’au filtrage et à la visualisation des données dont vous aurez besoin.

Il existe plusieurs moyens de créer un formulaire dans une base de données Access :
– Créer un formulaire à partir d’une table ou d’une requête existante
– Créer un formulaire vierge de type Formulaire ou Feuille de données
– Créer un formulaire double affichage, Formulaire et Feuille de données
– Créer un formulaire continu qui affiche plusieurs enregistrements
– Créer un formulaire contenant un sous-formulaire
– Créer un formulaire de navigation, un menu

Comme tout autre objet d’Access, un formulaire peut se copier/coller, ce qui se révélera très pratique pour ne pas passer trop de temps sur le formatage de chaque formulaire dont vous aurez besoin dans votre projet. Il suffira alors d’associer le formulaire collé à une autre requête ou à une autre table pour le voir afficher d’autres informations.

Les Etats

Access permet de créer toutes sortes d’états, du plus simple au plus complexe.

Que votre état soit une simple liste d’enregistrements ou une synthèse groupée de ventes par région, vous devez commencer par déterminer les champs qui contiennent les données que vous voulez afficher dans votre état, ainsi que les tables ou requêtes sources dans lesquelles celles-ci figurent.

Après avoir choisi votre source de données, table ou requête, vous trouverez généralement très simple de créer votre état à l’aide de l’Assistant État. L’Assistant État est une fonctionnalité d’Access qui vous guide à travers une série de questions, puis génère un état basé sur vos réponses.

Comme tout autre objet d’Access, un état peut se copier/coller, ce qui se révélera très pratique pour ne pas passer trop de temps sur le formatage de chaque état dont vous aurez besoin dans votre projet. Il suffira alors d’associer l’état collé à une autre requête pour le voir afficher d’autres informations.

Retenez qu’un état, qu’il soit destiné à être affiché à l’écran ou imprimé, peut être dans tous les cas également envisagé comme un formulaire, ce qui limitera le recours aux états et permettra de se concentrer sur l’élaboration des formulaires, objets les plus importants d’Access pour la visualisation de données filtrées et/ou calculées.