Remarque : Pour plus d’informations sur la modélisation et les relations de données dans Access, voir notions de base de la conception de base de données.
Étape 1 : importer des données à partir d’Excel dans Access
L’importation de données est une opération qui peut être effectuée beaucoup plus facilement si vous prenez du temps pour préparer et nettoyer vos données. L’importation de données est comme le déplacement vers une nouvelle maison. Si vous nettoyez et organisez vos propres mains avant de procéder à la migration, le passage de votre nouvelle maison est beaucoup plus facile.
Nettoyer vos données avant de procéder à l’importation
Avant d’importer des données dans Access, dans Excel, il est conseillé de :
- Convertir des cellules qui contiennent des données non atomiques (c’est-à-dire, plusieurs valeurs dans une cellule) en plusieurs colonnes. Par exemple, une cellule d’une colonne « Skills » qui contient plusieurs valeurs de compétences, telles que « programmation C# », « programmation VBA » et « conception Web », doit être scindée en deux colonnes qui contiennent chacune une valeur de compétence.
- Utilisez la commande découper pour supprimer les espaces de début, de fin et multiples.
- Supprimer les caractères non imprimables.
- Rechercher et corriger les fautes d’orthographe et de ponctuation.
- Supprimez les lignes en double ou les champs en double.
- Assurez-vous que les colonnes de données ne contiennent pas de formats combinés, en particulier en tant que nombres au format texte ou dates au format numérique.
Pour plus d’informations, consultez les rubriques d’aide Excel suivantes :
- Les dix meilleures solutions pour nettoyer vos données
- Filtrer des valeurs et supprimer les doublons
- Convertir les nombres stockés en tant que texte en nombres
- Convertir les dates stockées en tant que texte en dates
Remarque : Si les besoins en matière de nettoyage des données sont complexes, ou si vous n’avez pas le temps ou les ressources pour automatiser le processus, vous pouvez envisager d’utiliser un fournisseur tiers. Pour plus d’informations, recherchez « logiciel de nettoyage des données » ou « qualité des données » de votre moteur de recherche préféré dans votre navigateur Web.
Choisir le type de données le plus approprié lors de l’importation
Pendant l’opération d’importation dans Access, vous pouvez choisir de bon choix pour recevoir des erreurs de conversion qui nécessiteront une intervention manuelle. Le tableau suivant résume la façon dont les formats de numéros Excel et les types de données Access sont convertis lorsque vous importez des données à partir d’Excel vers Access, et propose des conseils sur les types de données les plus appropriés à votre choix dans l’Assistant importation de feuille de calcul.
| Format numérique Excel | Type de données Access | Commentaires | Bonne pratique |
|---|---|---|---|
| Texte | Texte, mémo | Le type de données texte Access stocke les données alphanumériques jusqu’à 255 caractères. Le type de données Mémo Access stocke les données alphanumériques jusqu’à 65 535 caractères. | Sélectionnez Mémo pour éviter de tronquer les données. |
| Nombre, pourcentage, fraction, scientifique | Nombre | Access possède un type de données numérique qui varie en fonction de la propriété taille du champ (octet, entier, entier long, simple, double, Decimal). | Choisissez double pour éviter les erreurs de conversion de données. |
| Date | Date | Dans Access et Excel, les deux utilisent le même numéro de date en série pour le stockage des dates. Dans Access, la plage de dates est plus grande : de-657 434 (1er janvier 100 A.D.) à 2 958 465 (31 décembre 9999).
Dans la mesure où Access ne reconnaît pas le système de date 1904 (utilisé dans Excel pour Macintosh), vous devez convertir les dates dans Excel ou Access pour éviter toute confusion. Pour plus d’informations, reportez-vous à modifier le système de dates, le format ou l’interprétation des années à deux chiffres et importer ou lier des données dans un classeur Excel. |
Sélectionnez Date. |
| Heure | Time | Dans Access et Excel, les valeurs d’heure sont stockées à l’aide du même type de données. | Sélectionnez heure, qui est généralement la valeur par défaut. |
| Devise, comptabilité | Devise | Dans Access, le type de données Currency stocke les données sous forme de nombres à 8 octets avec une précision de quatre décimales et est utilisé pour stocker les données financières et empêcher l’arrondi de valeurs. | Sélectionnez devise, qui est généralement la valeur par défaut. |
| Booléen | Oui/Non | Access utilise-1 pour toutes les valeurs Oui et 0 pour toutes les valeurs non, tandis qu’Excel utilise 1 pour toutes les valeurs vraies et 0 pour toutes les valeurs faux. | Choisissez Oui/non, ce qui convertit automatiquement les valeurs sous-jacentes. |
| Lien hypertexte | Lien hypertexte | Un lien hypertexte dans Excel et Access contient une URL ou une adresse Web que vous pouvez cliquer et suivre. | Cliquez sur lien hypertexte, sinon Access pourrait utiliser le type de données texte par défaut. |
Une fois les données dans Access, vous pouvez supprimer les données Excel. N’oubliez pas de sauvegarder d’abord le classeur Excel d’origine avant de le supprimer.
Pour plus d’informations, consultez la rubrique d’aide Access importer ou lier des données dans un classeur Excel.
Ajouter automatiquement des données de manière simple
Un problème courant rencontré par les utilisateurs d’Excel consiste à ajouter des données avec les mêmes colonnes dans une grande feuille de calcul. Par exemple, vous avez peut-être une solution de suivi des biens qui a été démarrée dans Excel, mais elle a maintenant été développée pour inclure les fichiers de nombreux groupes de travail et services. Ces données peuvent se trouver dans des feuilles de calcul et des classeurs différents, ou dans des fichiers texte qui sont des flux de données d’autres systèmes. Il n’y a pas de commande d’interface utilisateur ou simple pour ajouter des données similaires dans Excel.
La meilleure solution consiste à utiliser Access, mais vous pouvez facilement importer et ajouter des données dans une table à l’aide de l’Assistant importation de feuille de calcul. Par ailleurs, vous pouvez ajouter un grand nombre de données dans une table. Vous pouvez enregistrer les opérations d’importation, les ajouter en tant que tâches Microsoft Outlook planifiées et même utiliser des macros pour automatiser le processus.
Étape 2 : normaliser les données à l’aide de l’Assistant analyse de table
Tout d’abord, le processus de normalisation de vos données risque de sembler une tâche ardue. Heureusement, il est beaucoup plus facile de normaliser les tables dans Access à l’aide de l’Assistant analyse de table.
1. faire glisser les colonnes sélectionnées vers une nouvelle table et créer automatiquement des relations
2. utiliser les commandes de bouton pour renommer un tableau, ajouter une clé primaire, définir une colonne existante comme clé primaire et annuler la dernière action
Vous pouvez utiliser cet Assistant pour effectuer les opérations suivantes :
- Convertir un tableau en un ensemble de plus petits tableaux et créer automatiquement une relation de clé primaire et étrangère entre les tables.
- Ajoutez une clé primaire à un champ existant qui contient des valeurs uniques ou créez un nouveau champ ID utilisant le type de données NuméroAuto.
- Créer automatiquement des relations pour appliquer l’intégrité référentielle avec des mises à jour en cascade. Les suppressions en cascade ne sont pas automatiquement ajoutées pour éviter toute suppression accidentelle de données, mais vous pouvez facilement ajouter des suppressions en cascade ultérieurement.
- Recherchez de nouveaux tableaux pour les données redondantes ou dupliquées (par exemple, le même client avec deux numéros de téléphone différents) et mettez-le à jour comme vous le souhaitez.
- Sauvegardez la table d’origine et renommez-la en ajoutant « _OLD » à son nom. Ensuite, vous créez une requête qui reconstruit la table d’origine, avec le nom de la table d’origine de telle sorte que les formulaires ou États existants basés sur la table d’origine fonctionneront avec la nouvelle structure de tableau.
Pour plus d’informations, voir normaliser vos données au moyen de l’analyseur de table.
Étape 3 : se connecter à des données Access à partir d’Excel
Une fois que les données ont été normalisées dans Access et qu’une requête ou une table a été créée pour recréer les données d’origine, il est très simple de se connecter à des données Access à partir d’Excel. Vos données étant désormais accessibles en tant que source de données externe, vous pouvez vous connecter au classeur par le biais d’une connexion de données, qui est un conteneur d’informations permettant de rechercher, de se connecter et d’accéder à la source de données externe. Les informations de connexion sont stockées dans le classeur et peuvent également être stockées dans un fichier de connexion, tel qu’un fichier de connexion de données Office (ODC) ou un fichier de nom de source de données (extension. DSN). Après vous être connecté à des données externes, vous pouvez également actualiser automatiquement (ou mettre à jour) votre classeur Excel à partir d’Access chaque fois que les données sont mises à jour dans Access.
Pour plus d’informations, voir importer des données à partir de sources de données externes (Power Query).
Accédez à vos données dans Access
Cette section vous guide dans les étapes suivantes sur la normalisation de vos données : rupture de valeurs des colonnes SalesPerson et Address dans leurs propres parties atomiques, en séparant les sujets associés dans leurs propres tables, en copiant et en collant ces tables d’Excel dans Accédez à la création de relations principales entre les tables Access nouvellement créées et créez et exécutez une requête simple dans Access pour renvoyer des informations.
Exemple de données dans un formulaire non normalisé
La feuille de calcul suivante contient des valeurs non atomiques dans la colonne SalesPerson et la colonne adresse. Les deux colonnes doivent être fractionnées en deux colonnes distinctes. Cette feuille de calcul contient également des informations sur les vendeurs, produits, clients et commandes. Ces informations doivent également être fractionnées en fonction de leur sujet dans des tableaux séparés.
| Vendeur | Réf commande | Date de commande | Réf produit | Nbre | Prix | Nom du client | Adresse | Téléphone |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Li, Yale | 2349 | 3/4/09 | C-789 | 3 | $7,00 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
| Li, Yale | 2349 | 3/4/09 | C-795 | 6 | $9,75 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
| Adams, Élisabeth | 2350 | 3/4/09 | A-2275 | 2 | $16,75 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Adams, Élisabeth | 2350 | 3/4/09 | F-198 | 6 | $5,25 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Adams, Élisabeth | 2350 | 3/4/09 | B-205 | 1 | $4,50 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Hance, Jean | 2351 | 3/4/09 | C-795 | 6 | $9,75 | Contoso, Ltd. | 2302 Harvard moyenne Bellevue, WA 98227 | 425-555-0222 |
| Hance, Jean | 2352 | 3/5/09 | A-2275 | 2 | $16,75 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Hance, Jean | 2352 | 3/5/09 | D-4420 | 3 | $7,25 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234 | 425-555-0185 |
| Koch, Reed | 2353 | 3/7/09 | A-2275 | 6 | $16,75 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
| Koch, Reed | 2353 | 3/7/09 | C-789 | 5 | $7,00 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St Redmond, WA 98199 | 425-555-0201 |
Informations dans les parties les plus petites : données atomiques
Utilisation des données dans cet exemple, vous pouvez utiliser la commande convertir dans Excel pour séparer les parties « atomiques » d’une cellule (par exemple, adresse postale, ville, État et code postal) en colonnes discrètes.
Le tableau suivant montre les nouvelles colonnes dans la même feuille de calcul, une fois qu’elles ont été fractionnées, afin d’obtenir une valeur atomique. Notez que les informations de la colonne vendeur ont été fractionnées en noms et les premières colonnes nom et que les informations de la colonne adresse sont fractionnées dans les colonnes adresse, ville, État et code postal. Ce type de données est « première forme normale ».
| Nom | Prénom | Rue | Ville | État | Code postal | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Li | Yale | 2302 Harvard-rue | Bellevue | WA | 98227 | |
| Adams | Élisabeth | 1025 Columbia Circle | Strasbourg | WA | 98234 | |
| Hance | Jim | 2302 Harvard-rue | Bellevue | WA | 98227 | |
| Koch | Reed | 7007 Cornell St Redmond | Redmond | WA | 98199 |
Fractionner des données en objets organisés dans Excel
Les différentes tables de données d’exemple qui suivent montrent les mêmes informations que celles de la feuille de calcul Excel, une fois qu’elles ont été divisées en tables pour vendeurs, produits, clients et commandes. La création de table n’est pas définitive, mais elle est sur la bonne voie.
La table vendeurs ne contient que des informations sur les membres du personnel. Notez que chaque enregistrement possède un ID unique (IDENTIFIant commercial). La valeur de l’ID commercial est utilisée dans la table commandes pour relier les commandes aux commerciaux.
| Vendeurs | ||
|---|---|---|
| ID du vendeur | Nom | Prénom |
| 101 | Li | Yale |
| 103 | Adams | Élisabeth |
| 105 | Hance | Jim |
| 107 | Koch | Reed |
La table produits contient uniquement des informations sur les produits. Notez que chaque enregistrement possède un ID unique (ID de produit). La valeur de l’ID de produit est utilisée pour connecter les informations du produit à la table Détails commande.
| Produits | |
|---|---|
| Réf produit | Prix |
| A-2275 | 16,75 |
| B-205 | 4,50 |
| C-789 | 7,00 |
| C-795 | 9,75 |
| D-4420 | 7,25 |
| F-198 | 5,25 |
La table clients contient uniquement des informations sur les clients. Notez que chaque enregistrement possède un ID unique (ID client). La valeur Réf client est utilisée pour connecter les informations client à la table commandes.
| Clients | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Réf consommateur | Nom | Rue | Ville | État | Code postal | Téléphone |
| 1001 | Contoso, Ltd. | 2302 Harvard-rue | Bellevue | WA | 98227 | 425-555-0222 |
| 1003 | Adventure Works | 1025 Columbia Circle | Strasbourg | WA | 98234 | 425-555-0185 |
| 1005 | Fourth Coffee | 7007 Cornell St | Redmond | WA | 98199 | 425-555-0201 |
La table commandes contient des informations sur les commandes, les vendeurs, les clients et les produits. Notez que chaque enregistrement possède un ID unique (ID de commande). Certaines des informations de ce tableau doivent être divisées en une table supplémentaire qui contient les détails de la commande de sorte que la table commandes ne contient que quatre colonnes : l’ID de commande unique, la date de commande, l’ID de vendeur et l’ID client. La table affichée ici n’a pas encore été scindée en table Détails commande.
| Orders | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Réf commande | Date de commande | ID du vendeur | Réf consommateur | Réf produit | Nbre |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 | C-789 | 3 |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 | C-795 | 6 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | A-2275 | 2 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | F-198 | 6 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 | B-205 | 1 |
| 2351 | 3/4/09 | 105 | 1001 | C-795 | 6 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 | A-2275 | 2 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 | D-4420 | 3 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 | A-2275 | 6 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 | C-789 | 5 |
Les détails de la commande, tels que l’ID du produit et la quantité, sont déplacés de la table commandes et stockés dans une table intitulée Détails de la commande. Rappelez-vous qu’il y a 9 commandes, il est donc judicieux qu’il y a 9 enregistrements dans cette table. Notez que la table commandes possède un ID unique (ID de commande), qui fera l’appel de la table Détails commande.
La conception finale de la table commandes doit ressembler à ce qui suit :
| Orders | |||
|---|---|---|---|
| Réf commande | Date de commande | ID du vendeur | Réf consommateur |
| 2349 | 3/4/09 | 101 | 1005 |
| 2350 | 3/4/09 | 103 | 1003 |
| 2351 | 3/4/09 | 105 | 1001 |
| 2352 | 3/5/09 | 105 | 1003 |
| 2353 | 3/7/09 | 107 | 1005 |
La table Détails commandes ne contient pas de colonnes qui requièrent des valeurs uniques (c’est-à-dire qu’il n’y a pas de clé primaire), de sorte que tout ou partie des colonnes contiennent des données « redondantes ». Néanmoins, il est préférable de ne pas avoir deux enregistrements dans cette table (cette règle s’applique uniquement à une table d’une base de données). Dans ce tableau, il devrait y avoir 17 enregistrements, chacun correspondant à un produit dans une commande individuelle. Par exemple, dans l’ordre 2349, trois produits C-789 constituent l’une des deux parties de l’ordre complet.
Par conséquent, la table Détails commande doit ressembler à ce qui suit :
| Détails de la commande | ||
|---|---|---|
| Réf commande | Réf produit | Nbre |
| 2349 | C-789 | 3 |
| 2349 | C-795 | 6 |
| 2350 | A-2275 | 2 |
| 2350 | F-198 | 6 |
| 2350 | B-205 | 1 |
| 2351 | C-795 | 6 |
| 2352 | A-2275 | 2 |
| 2352 | D-4420 | 3 |
| 2353 | A-2275 | 6 |
| 2353 | C-789 | 5 |
Copier et coller des données à partir d’Excel dans Access
À présent que les informations sur les vendeurs, les clients, les produits, les commandes et les détails de la commande sont décomposées en différents sujets dans Excel, vous pouvez copier ces données directement dans Access, à l’endroit où elles deviennent des tableaux.
Création de relations entre les tables Access et exécution d’une requête
Après avoir déplacé vos données vers Access, vous pouvez créer des relations entre les tables, puis créer des requêtes pour renvoyer des informations sur les différents sujets. Par exemple, vous pouvez créer une requête qui renvoie l’ID de commande et les noms des représentants pour les commandes entrées entre 3/05/09 et 3/08/09.
De plus, vous pouvez créer des formulaires et des États pour faciliter la saisie de données et l’analyse des ventes.
