Spécifier un regroupement, un tri et des totaux via le volet Regrouper, trier et total
Le volet Regrouper, trier et total offre une plus grande souplesse lorsque vous souhaitez ajouter ou modifier des groupes, des ordres de tri ou des options de calcul de totaux dans un état. Ici encore, le mode Page est l’affichage à privilégier, car vous pouvez plus facilement apprécier l’effet de vos modifications sur l’affichage des données.
Afficher le volet Regrouper, trier et total
- Sous l’onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier.
Access affiche le volet Regrouper, trier et total.
Pour ajouter un nouveau niveau de tri ou de regroupement, cliquez sur Ajouter un groupe ou sur Ajouter un tri.
Une nouvelle ligne est ajoutée au volet Regrouper, trier et total, et la liste des champs disponibles s’affiche à l’écran.
Vous pouvez sélectionner le nom d’un de ces champs ou cliquer sur expression en dessous de la liste de champs pour entrer une expression. Dès lors que vous avez choisi un champ ou entré une expression, Access ajoute le niveau de groupe à l’état. En mode Page, le regroupement apparaît immédiatement à l’écran.
Pour plus d’informations sur la création d’expressions, consultez l’article Créer une expression.
Remarques :
- Si plusieurs niveaux de tri ou de regroupement ont déjà été définis, vous devrez peut-être faire défiler le volet Regrouper, trier et total vers le bas pour atteindre les boutons Ajouter un groupe et Ajouter un tri.
- Vous pouvez définir jusqu’à 10 niveaux de regroupement et de tri dans un état.
Modifier les options de regroupement
Chaque niveau de tri ou de regroupement s’accompagne de diverses options que vous pouvez définir pour obtenir les résultats souhaités.
- Pour afficher toutes les options d’un niveau de groupe ou de tri donné, cliquez sur Plus dans le niveau à modifier.
- Pour masquer les options, cliquez sur Moins.
Ordre de tri Vous pouvez modifier l’ordre de tri en cliquant sur la liste déroulante Ordre de tri, puis sur l’option souhaitée.
Intervalle du groupe Ce paramètre détermine le mode de regroupement des enregistrements. Par exemple, vous pouvez définir un regroupement sur le premier caractère d’un champ de texte de sorte que tout ce qui commence par « A » soit regroupé ensemble, tout ce qui commence par « B » soit également regroupé ensemble, et ainsi de suite. Dans le cas d’un champ de date, vous pouvez définir un regroupement en fonction du jour, de la semaine, du mois, du trimestre ou entrer un intervalle personnalisé.
Totaux Pour ajouter des totaux, cliquez sur cette option. Vous pouvez ajouter des totaux dans plusieurs champs, et vous pouvez définir plusieurs types de totaux dans un même champ.
- Cliquez sur la flèche déroulante Total sur et sélectionnez le champ à synthétiser.
- Cliquez sur la flèche déroulante Type et sélectionnez le type de calcul à effectuer.
- Activez la case Afficher le total général pour ajouter un total général à la fin de l’état (dans le pied d’état).
- Activez la case Afficher les totaux de groupe comme % du total général pour ajouter un contrôle au pied de groupe où est calculé le pourcentage du total général de chaque groupe.
- Activez la case Afficher dans l’en-tête de groupe ou Afficher dans le pied de page de groupe pour afficher le total à l’emplacement souhaité.
Une fois que vous avez choisi toutes les options pour un champ, vous pouvez répéter cette procédure et synthétiser un autre champ en le sélectionnant dans la liste déroulante Total sur. Sinon, cliquez à l’extérieur de la fenêtre contextuelle Totaux pour la fermer.
Titre Cette option permet de modifier le titre du champ faisant l’objet d’une synthèse. Elle est utilisée pour l’en-tête de colonne et pour donner un titre aux champs de synthèse dans les en-têtes et les pieds de page.
Pour ajouter ou modifier le titre :
- Cliquez sur le texte de couleur bleue à la suite de avec titre.
La boîte de dialogue Zoom s’affiche.
- Tapez le nouveau titre dans la boîte de dialogue, puis cliquez sur OK.
Avec/sans section d’en-tête Ce paramètre permet d’ajouter ou de supprimer la section d’en-tête qui précède chaque groupe. Lorsque vous ajoutez une section d’en-tête, le champ de regroupement est automatiquement déplacé vers l’en-tête. Lorsque vous supprimez une section d’en-tête contenant d’autres contrôles que le champ de regroupement, vous êtes invité à confirmer la suppression des contrôles.
Avec/sans section de pied de page Ce paramètre permet d’ajouter ou de supprimer la section de pied de page à la suite de chaque groupe. Lorsque vous supprimez une section de pied de page qui contient des contrôles, vous êtes invité à confirmer la suppression des contrôles.
Faire tenir tout le groupe sur une page Ce paramètre détermine la façon dont les groupes sont disposés dans la page au moment de l’impression de l’état. Vous pouvez souhaiter maintenir autant que possible les groupes ensemble afin d’avoir un minimum de pages à feuilleter pour voir le groupe entier. Toutefois, le nombre de feuilles nécessaires à l’impression de l’état est généralement plus important dans ce cas, car un espace vide figure au bas de la plupart des pages.
- Ne pas faire tenir le groupe sur une page Vous pouvez utiliser cette option si cela ne vous gêne pas que les groupes soient morcelés par des sauts de page. Par exemple, pour un groupe de 30 articles, les 10 premiers articles pourront figurer au bas d’une page et les 20 autres en haut de la page suivante.
- Faire tenir tout le groupe sur une page Cette option permet de réduire au minimum le nombre de sauts de page dans un groupe. Si un groupe ne peut pas tenir dans l’espace qu’il reste sur une page, cet espace reste vide et le groupe débute sur la page suivante. Les groupes volumineux peuvent toujours s’étaler sur plusieurs pages, mais cette option permet de réduire autant que possible le nombre de sauts de page au sein d’un même groupe.
- Faire tenir l’en-tête et le premier enregistrement sur une page Dans le cas des groupes qui comportent des en-têtes de groupe, cette option garantit que l’en-tête de groupe ne s’imprimera pas au bas d’une page. Si Access détermine qu’il n’y a pas suffisamment d’espace après l’en-tête pour l’impression d’au moins une ligne de données, le groupe débute à la page suivante.
Changer la priorité des niveaux de regroupement et de tri
Pour modifier la priorité d’un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la ligne dans le volet Regrouper, trier et total , puis cliquez sur la flèche vers le haut ou vers la droite située en regard de la ligne.
Supprimer des niveaux de regroupement et de tri
Pour supprimer un niveau de groupe ou de tri, cliquez sur la ligne à supprimer dans le volet Regrouper, trier et total, puis appuyez sur Suppr ou cliquez sur le bouton Supprimer situé à droite de la ligne. Lorsque vous supprimez un niveau de groupe, si le champ de regroupement était dans l’en-tête ou le pied de groupe, Access le déplace vers la section Détail de l’état. Les autres contrôles qui étaient éventuellement présents dans l’en-tête ou le pied de groupe sont supprimés.
Créer un état de synthèse (sans détails sur les enregistrements)
Si vous ne souhaitez afficher que les totaux (c’est-à-dire, uniquement les informations figurant dans les lignes d’en-tête et de pied de page), sous l’onglet Créer, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Masquer les détails. Les enregistrements situés au niveau de groupe inférieur sont alors masqués, offrant ainsi une présentation des données de synthèse bien plus compacte. Même si les enregistrements sont masqués, les contrôles situés dans la section masquée ne sont pas supprimés. Cliquez à nouveau sur Masquer les détails pour restaurer les lignes de détail dans l’état.
