Présentation des Requêtes

Les requêtes vous aident à faire des recherches dans vos données et à utiliser celles-ci

Dans une base de données bien conçue, les données que vous souhaitez présenter via un formulaire ou un état résident généralement dans plusieurs tables. Une requête peut extraire les informations à partir de diverses tables et les assembler pour les afficher dans le formulaire ou l’état. Une requête peut être une demande de résultats de données provenant de votre base de données, une demande d’action sur les données ou les deux à la fois. Une requête peut répondre à une question simple, effectuer des calculs, combiner les données de différentes tables et ajouter, modifier ou supprimer les données d’une base de données. Du fait de leur grande polyvalence, il existe de nombreux types de requêtes, ce qui vous permet de créer un type de requête en fonction de la tâche.

Créer une requête Sélection

Si vous souhaitez examiner les données d’uniquement certains champs dans une table, ou examiner les données provenant de plusieurs tables simultanément ou peut-être afficher uniquement les données en fonction de certains critères, un type de requête sélection serait votre choix. Pour plus d’informations, voir créer une requête sélection simple.

Créer une requête Paramètre

Si vous voulez fréquemment exécuter des variantes d’une requête en particulier, envisagez d’utiliser une requête Paramètre. Quand vous exécutez une telle requête, celle-ci vous demande des valeurs de champs, puis les utilise pour créer des critères pour votre requête.

Dans la continuité de l’exemple précédent dans lequel vous avez appris à créer une requête Sélection qui renvoie les commandes des clients situés à Orléans, vous pouvez modifier la requête Sélection de sorte qu’elle vous demande de spécifier la ville à chaque fois que vous exécutez la requête. Afin de poursuivre, ouvrez la base de données créée dans l’exemple précédent :

1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête nommée Commandes par ville (que vous avez créée dans la section précédente), puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
2. Dans la grille de création de requête, dans la ligne critères de la colonne ville, supprimez Orléanset tapez [pour quelle city?].La chaîne [Pour quelle ville ?] est votre invite de paramètre. Les crochets indiquent que la requête doit demander une entrée, tandis que le texte (en l’occurrence, Pour quelle ville ?) est la question affichée par l’invite de paramètre.

   Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser de point (.) ni de point d’exclamation (!) dans le texte d’une invite de paramètre.

3. Activez la case à cocher dans la ligne Afficher de la colonne Ville pour que les résultats de la requête affichent la ville.
4. Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. La requête vous invite à entrer une valeur pour la ville.
5. Tapez Saint-Étienne, puis appuyez sur Entrée pour voir les commandes des clients de Saint-Étienne.Comment faire si vous ne savez pas quelles valeurs spécifier ? Vous pouvez utiliser des caractères génériques dans l’invite :
6. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
7. Dans la grille de création de requête, dans la ligne Critères de la colonne Ville, tapez Comme [Pour quelle ville ?]&”*”.Dans cette invite de paramètre, le mot clé Comme, le « et » commercial (&) et l’astérisque (*) entre guillemets permettent à l’utilisateur de taper une combinaison de caractères, y compris des caractères génériques, pour renvoyer divers résultats. Par exemple, si l’utilisateur tape *, la requête renvoie toutes les villes ; si l’utilisateur tape L, la requête renvoie toutes les villes dont le nom commence par la lettre « L » ; et si l’utilisateur tape *s*, la requête renvoie toutes les villes dont le nom contient la lettre « s ».
8. Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter, puis à l’invite de la requête, tapez Nouveau et appuyez sur Entrée.La requête s’exécute et affiche les commandes des clients de Saint-Étienne.

Créer une requête Opérations

La ligne Total d’une feuille de données est très utile, mais pour des questions plus complexes, vous pouvez utiliser une requête Opérations. Une requête Opérations est une requête Sélection qui permet de regrouper et de synthétiser des données, par exemple quand vous voulez afficher le total des ventes par produit. Dans une requête Opérations, vous pouvez utiliser la fonction Somme (fonction d’agrégation) pour obtenir le total des ventes par produit.

Utilisez la procédure suivante pour modifier la requête Sous-totaux des produits créée à l’exemple précédent afin de synthétiser les sous-totaux des produits par produit.

1. Sous l’onglet accueil, cliquez sur affichage > Mode Création.La requête Sous-totaux des produits s’ouvre en mode Création.
2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/masquer, cliquez sur totaux.La ligne Totaux est affichée dans la grille de création de requête.

• Vous pouvez effectuer un regroupement par valeurs de champ en utilisant la ligne Totaux de la grille de création.
• Vous pouvez ajouter une ligne Total de feuille de données aux résultats d’une requête Opérations.
• Lorsque vous utilisez la ligne Totaux de la grille de création, vous devez choisir une fonction d’agrégation pour chaque champ. Si vous ne souhaitez pas effectuer de calcul au niveau d’un champ, vous pouvez effectuer un regroupement en fonction de ce champ.

• Dans la deuxième colonne de la grille de création, dans la ligne Total, sélectionnez Somme dans la liste déroulante.
• Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. La requête s’exécute puis affiche une liste de produits avec les sous-totaux.
• Appuyez sur CTRL+S pour enregistrer la requête. Laissez la requête ouverte.

Pour plus d’informations, voir afficher des totaux de colonne dans une feuille de données à l’aide d’une ligne Totaux.

Afficher des données résumées ou agrégées

Lorsque vous enregistrez des transactions ou stockez régulièrement des données récurrentes dans une table, il est commode de pouvoir consulter ces données sous forme d’agrégats, par exemple, des sommes ou des moyennes. Dans Access, vous pouvez ajouter une ligne Total à une feuille de données. La ligne Total est une ligne en bas de la feuille de données qui peut afficher un total cumulé ou une autre valeur globale.

1. Exécutez la requête sous-totaux des produits que vous avez créée et laissez les résultats ouverts en mode Feuille de données.
2. Sous l’onglet accueil, cliquez sur totaux. Une nouvelle ligne apparaît en bas de la feuille de données, avec le mot Total dans la première colonne.
3. Cliquez sur la cellule dans la dernière ligne de la feuille de données nommée Total.
4. Cliquez sur la flèche pour afficher les fonctions d’agrégation disponibles. Étant donné que la colonne contienne des données textuelles, il existe deux choix seulement : Aucun et Count.
5. Sélectionnez Count. Le contenu de la cellule les modifications provenant de Total pour un nombre de valeurs de colonne.
6. Cliquez sur la cellule adjacente (la deuxième colonne). Notez qu’une flèche apparaît dans la cellule.
7. Cliquez sur la flèche, puis cliquez sur somme. Le champ affiche une somme des valeurs de colonne.
8. Laissez la requête ouverte en mode Feuille de données.

Créer une requête Analyse croisée

Supposons à présent que vous vouliez examiner les sous-totaux des produits tout en effectuant un regroupement par mois, de sorte que chaque ligne présente les sous-totaux d’un produit et que chaque colonne présente les sous-totaux des produits pour un mois donné. Pour afficher les sous-totaux d’un produit et présenter les sous-totaux des produits pour un mois donné, utilisez une requête analyse croisée.

Vous pouvez à nouveau modifier la requête Sous-totaux des produits afin que celle-ci renvoie des lignes de sous-totaux de produits et des colonnes de sous-totaux mensuels.

1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
2. Dans le groupe Paramétrage de requête, cliquez sur Afficher la table.
3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes, puis cliquez sur Fermer.
4. Sous l’onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur analyse croisée. Dans la grille de création, la ligne Afficher est masquée et la ligne analyse croisée est affichée.
5. Dans la troisième colonne de la grille de création, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel. La zone Zoom s’ouvre.
6. Dans la zone Zoom, tapez ou collez l’expression suivante : Mois: “Mois ” & PartDate(“m”, [Date de commande])
7. Cliquez sur OK.
8. Dans la ligne Analyse croisée, sélectionnez les valeurs suivantes dans la liste déroulante : En-tête de ligne pour la première colonne, Valeur pour la deuxième et En-tête de colonne pour la troisième.
9. Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter. La requête s’exécute puis affiche les sous-totaux par produit agrégés par mois.
10. Appuyez sur CTRL+S pour enregistrer la requête.Pour plus d’informations sur les requêtes analyse croisée, voir rendre plus facile à lire à l’aide d’une requête analyse croisée des données de synthèse.

Créer une requête Création de table

Vous pouvez utiliser une requête Création de table pour créer une nouvelle table à partir de données stockées dans d’autres tables.

Supposons, par exemple, que vous vouliez envoyer les données sur les commandes de Rennes à un partenaire commercial basé à Rennes, qui se sert d’Access pour préparer ses états. Au lieu d’envoyer toutes vos données de commande, vous souhaitez limiter l’envoi aux seules données portant sur les commandes de Rennes.

Vous pouvez créer une requête Sélection contenant les données des commandes de Rennes, et utiliser ensuite cette requête Sélection pour créer la nouvelle table. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Ouvrez la base de données exemple de l’exemple précédent.Pour exécuter une requête Création de table, vous devrez peut-être activer le contenu de la base de données.

   Remarque : Si vous voyez un message sous le ruban sur l’activation de la base de données, cliquez sur Activer le contenu.Si votre base de données est déjà dans un emplacement approuvé, vous ne verrez pas la barre des messages.

2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requête, cliquez sur Création de requête.
3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Détails de la commande, sur Commandes, puis fermez la boîte de dialogue Afficher la table.
4. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Réf client et sur Ville d’expédition pour ajouter ces champs à la grille de création.
5. Dans la table Détails commande, double-cliquez successivement sur N° commande, Réf produit, Quantité, Prix unitaire et Remise pour ajouter ces champs à la grille de création.
6. Dans la colonne Ville d’expédition de la grille de création, désactivez la case à cocher au niveau de la ligne Afficher. Dans la ligne Critères, tapez ‘Rennes’ (en incluant les guillemets simples). Vérifiez les résultats de la requête avant de les utiliser pour créer la table.
7. Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
8. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.
9. Dans la zone Nom de la requête, tapez Requête Commandes Rennes, puis cliquez sur OK.
10. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
11. Sous l’onglet Créer, accédez au groupe Type de requête et cliquez sur Création de table.
12. Dans la boîte de dialogue Création de table, dans la zone Nom de la table, tapez Commandes Rennes, puis cliquez sur OK.
13. Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
14. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui. La nouvelle table s’affiche dans le volet de navigation.

    Remarque : Si une table portant le nom que vous avez spécifié existe déjà, Access supprime cette table avant d’exécuter la requête.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de création de table, voir créer une marque de table.

Créer une requête Ajout

Vous pouvez utiliser une requête Ajout pour extraire les données d’une ou plusieurs tables et ajouter ces données à une autre table.

Par exemple, supposons que vous ayez créé une table à partager avec un partenaire commercial de Rennes, mais que vous réalisez que le partenaire travaille aussi avec des clients de la région de Nantes. Vous voulez ajouter des lignes contenant des données sur la région de Nantes à la table avant de partager la table avec votre partenaire. Vous pouvez ajouter les données de la région de Nantes à la table Commandes Rennes en procédant comme suit :

1. Ouvrez la requête nommée « Requête commandes Rennes « vous avez créé précédemment en mode Création.
2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajouter. La boîte de dialogue Ajout s’ouvre.
3. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur la flèche située dans la zone Nom de la table, sélectionnez Commandes Rennes dans la liste déroulante, puis cliquez sur OK.
4. Dans la grille de création, dans la ligne Critères de la colonne Ville d’expédition, supprimez ‘Rennes’, puis tapez ‘Nantes’.
5. Dans la ligne Ajouter à, sélectionnez le champ approprié pour chaque colonne.Dans cet exemple, les valeurs de la ligne Ajouter à doivent en principe correspondre aux valeurs de la ligne Champ, sans toutefois que cela conditionne le bon fonctionnement des requêtes Ajout.
6. Sous l’onglet Création, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

Pour plus d’informations sur les requêtes Ajout, voir Ajouter des enregistrements à une table à l’aide d’une requête Ajout.

Créer une requête Mise à jour

Vous pouvez utiliser une requête Mise à jour pour modifier les données de vos tables. De même, ces requêtes vous permettent d’entrer des critères de façon à spécifier les lignes qui doivent être mises à jour. Enfin, une requête Mise à jour offre la possibilité d’examiner les données mises à jour avant de procéder à la mise à jour proprement dite.

Dans l’exemple précédent, vous avez ajouté des lignes à la table Commandes Rennes. Dans cette même table, le champ Réf produit indique la référence numérique des produits. Afin de rendre les données des états plus utiles, vous pouvez remplacer les références des produits par les noms des produits à l’aide de la procédure suivante :

1. Ouvrez la table Commandes Rennes en mode Création.
2. Dans la ligne Réf produit, modifiez le type de données en le faisant passer de Numérique à Texte.
3. Enregistrez et fermez la table Commandes Rennes.
4. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requête, cliquez sur Création de requête.
5. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Rennes et sur Produits, puis fermez la boîte de dialogue Afficher la table.
6. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Mise à jour.
7. Dans la grille de création, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne Mise à jour apparaît.
8. Dans la table Commandes Rennes, double-cliquez sur Réf produit pour ajouter ce champ à la grille de création.
9. Dans la grille de création, dans la ligne Mise à jour de la colonne Réf produit, tapez ou collez l’expression suivante : [Produits].[NomProduit]

   Conseil : Vous pouvez utiliser une requête Mise à jour pour supprimer des valeurs de champ en utilisant une chaîne vide (“”) ou la valeur NULL dans la ligne Mise à jour.

10. Dans la ligne Critères, tapez ou collez l’expression suivante : [Réf produit] Comme ([Produits].[Réf])
11. Vous pouvez identifier les valeurs qui seront modifiées par une requête Mise à jour en affichant celle-ci en mode Feuille de données.
12. Sous l’onglet Création, cliquez sur affichage > Mode feuille de données. La requête renvoie une liste d’ID de produit est mise à jour.
13. Sous l’onglet Création, cliquez sur Exécuter.Lorsque vous ouvrez la table commandes Rennes, vous verrez que les valeurs numériques dans le champ Réf produit ont été remplacés par les noms de produits dans la table Products.

Pour plus d’informations sur les requêtes Mise à jour, voir Créer et exécuter une requête Mise à jour.

Créer une requête Suppression

Vous pouvez utiliser une requête Suppression pour supprimer des données dans vos tables. De même, ces requêtes vous permettent d’entrer des critères afin de spécifier les lignes qui doivent être supprimées. Enfin, une requête Suppression offre la possibilité d’identifier les lignes qui seront supprimées avant de procéder à la suppression proprement dite.

Par exemple, admettons que lors de la préparation de l’envoi de la table Commandes Rennes de l’exemple précédent à votre partenaire commercial de Rennes, vous remarquez que certaines lignes contiennent plusieurs champs vides. Vous décidez de supprimer ces lignes avant d’envoyer la table. Vous pouvez simplement ouvrir la table et supprimer les lignes manuellement, mais si les lignes à supprimer sont relativement nombreuses et que vous savez qu’elles doivent répondre à des critères bien précis, il sera plus judicieux d’utiliser une requête Suppression.

Vous pouvez en effet utiliser une requête pour supprimer des lignes de la table Commandes Rennes dont le champ Réf commande n’a pas de valeur. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Sous l’onglet Créer, cliquez sur Création de requête.
2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Rennes. Fermez ensuite la boîte de dialogue Afficher la table.
3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Supprimer. Dans la grille de création, les lignes tri et Afficher disparaissent, et la ligne Supprimer apparaît.
4. Dans la table Commandes Rennes, double-cliquez sur N° commande pour l’ajouter à la grille.
5. Dans la grille de création, dans la ligne Critères de la colonne Réf commande, tapez Est Null.
6. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

Pour plus d’informations sur les requêtes Suppression, voir créer et exécuter une requête Suppression.