Vous avez besoin d’une copie de sauvegarde de votre base de données Access pour le restaurer la base de données entière s’il existe une défaillance du système ou pour restaurer un objet lorsque la commande Annuler n’est pas suffisant pour corriger une faute.
Si une copie de sauvegarde de votre base de données semble constituer une utilisation inutile de l’espace de stockage, tenez compte du temps que vous pourriez gagner en évitant de perdre des données et des informations conceptuelles. La création régulière de sauvegardes est particulièrement importante lorsque plusieurs utilisateurs mettent à jour une base de données. Sans copie de sauvegarde, vous ne pouvez pas restaurer les objets endommagés ou manquants, ni toutes les modifications apportées à la structure de la base de données.
Remarque : Cet article ne s’applique pas aux applications web Access.
Planifier des sauvegardes régulières
Certaines modifications ou erreurs sont irréversibles, vous ne souhaitez donc pas attendre qu’une perte de données se produise pour réaliser que vous auriez dû créer une copie de sauvegarde de la base de données. Par exemple, lorsque vous utilisez une requête Action pour supprimer des enregistrements ou pour modifier des données, les valeurs qui ont été mises à jour par la requête ne peuvent pas être restaurées à l’aide de la fonction Annuler.
Conseil : Envisagez d’effectuer une sauvegarde avant d’exécuter une requête action, en particulier si la requête doit modifier ou supprimer des données.
Si votre base de données implique plusieurs utilisateurs, avant d’effectuer une sauvegarde, assurez-vous que tous les utilisateurs ferment leurs bases de données afin que toutes les modifications apportées aux données soient enregistrées.
Voici quelques indications pour vous aider à décider la fréquence de sauvegarde de votre base de données :
- Si la base de données est une archive ou si elle est utilisée uniquement à titre de référence et qu’elle change rarement, il suffit de créer des sauvegardes uniquement lorsque la structure ou des données sont modifiées.
- Si la base de données est active et que les données changent fréquemment, créez une planification pour sauvegarder régulièrement la base de données.
- Si la base de données implique plusieurs utilisateurs, créez une copie de sauvegarde de la base de données après une modification de la conception.
Remarque : Créer des sauvegardes en utilisant les fonctionnalités de sauvegarde disponibles dans le programme qui contient les tables liées des données dans des tables liées. Si la base de données contenant les tables liées est une base de données Access, suivez la procédure dans la section plus bas sauvegarder une base de données fractionnée.
Sauvegarder une base de données
Lorsque vous sauvegardez une base de données, Access enregistre et ferme les objets qui sont ouverts en mode Création et enregistre une copie du fichier de base de données en utilisant un nom et un emplacement spécifiés par vos soins.
Remarque : rouvrira les objets comme spécifié par la valeur de propriété Affichage par défaut de l’objet.
Ouvrez la base de données pour laquelle vous souhaitez créer une copie de sauvegarde, puis procédez comme suit :
- Cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous.
- Sous Types de fichiers, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
- Sous Avancé, cliquez sur Sauvegarder la base de données, puis cliquez sur Enregistrer sous.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la zone Nom de fichier, examinez le nom de la sauvegarde de la base de données.Vous pouvez modifier le nom si vous le souhaitez, mais le nom par défaut capture le nom du fichier de base de données d’origine et la date à laquelle vous effectuez la sauvegarde.
Conseil : Lorsque vous restaurez des données ou des objets à partir d’une sauvegarde, vous voulez généralement savoir de quelle base de données provient la sauvegarde et la date à laquelle la sauvegarde a été créée, il est par donc conseillé d’utiliser le nom de fichier par défaut.
- Sélectionnez le type de fichier sous lequel enregistrer la base de données de sauvegarde dans la liste Type de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Sauvegarder une base de données fractionnée
Une base de données fractionnée comprend généralement deux fichiers de base de données : une base de données principale, qui contient uniquement les données stockées dans les tables, et une base de données frontale, qui contient des liens vers les tables de la base de données principale, les requêtes, les formulaires, les états et autres objets de base de données. Toutes les données sont stockées dans la base de données principale. Tous les objets de l’interface utilisateur, tels que les requêtes, les formulaires et les états, sont conservés dans la base de données frontale.
La sauvegarde des bases de données frontales et principales indépendamment l’une de l’autre lorsque vous sauvegardez une base de données fractionnée est une opération qui peut s’avérer gourmande en temps. Dans la mesure où la base de données principale contient les données, il est plus important de faire des sauvegardes régulières de la base de données principale.
Effectuez une sauvegarde de la base de données frontale lorsque vous modifiez sa conception. Les utilisateurs individuels de la base de données frontale peuvent apporter des modifications arbitraires à la conception, envisagez par conséquent d’obliger les utilisateurs à effectuer leurs propres copies de sauvegarde de la base de données frontale.
Sauvegarder une base de données principale
Avertissez les utilisateurs avant de démarrer le processus de sauvegarde, car l’exécution de ce processus nécessite un accès exclusif au fichier de base de données et les utilisateurs pourraient être dans l’impossibilité d’utiliser la base de données principale lorsque le processus de sauvegarde est en cours.
- Pour ouvrir uniquement la base de données principale, démarrez Access.
- Cliquez sur Ouvrir d’autres fichiers > Ordinateur > Parcourir, puis sélectionnez le fichier de base de données principal à sauvegarder.
- Cliquez sur la flèche en regard de Ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir en exclusif.
- Cliquez sur Fichier, puis sur Enregistrer sous.
- Sous Types de fichiers, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
- Sous Avancé, cliquez sur Sauvegarder la base de données, puis cliquez sur Enregistrer sous.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la zone Nom de fichier, examinez le nom de la sauvegarde de la base de données.Vous pouvez modifier le nom si vous le souhaitez, mais le nom par défaut capture le nom du fichier de base de données d’origine et la date à laquelle vous effectuez la sauvegarde.
Conseil : Lorsque vous restaurez des données ou des objets à partir d’une sauvegarde, vous voulez généralement savoir de quelle base de données provient la sauvegarde et la date à laquelle la sauvegarde a été créée, il est par donc conseillé d’utiliser le nom de fichier par défaut.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, sélectionnez l’emplacement auquel vous souhaitez enregistrer la copie de sauvegarde de votre base de données principale, puis cliquez sur Enregistrer.
Sauvegarder une base de données frontale
Pour sauvegarder une base de données frontale après avoir modifié sa conception, laissez-la ouverte une fois les modifications effectuées. Suivez ensuite les étapes indiquées dans la section Sauvegarder une base de données, en commençant à l’étape 2.
Restaurer une base de données
Remarque : Vous pouvez uniquement restaurer une base de données si vous disposez d’une copie de sauvegarde de celle-ci.
Une sauvegarde est considérée comme une « copie valide connue » d’un fichier de base de données, copie dont vous êtes certain de la structure et de l’intégrité des données. Vous devez utiliser la commande Sauvegarder la base de données d’Access pour effectuer des sauvegardes, mais vous pouvez utiliser n’importe quelle copie valide connue pour restaurer une base de données. Par exemple, vous pouvez restaurer une base de données à partir d’une copie stockée sur un périphérique de sauvegarde externe USB.
Lorsque vous restaurez une base de données entière, vous remplacez un fichier de base de données qui est endommagé, dont les données sont défectueuses ou qui fait totalement défaut, par une copie de sauvegarde de la base de données.
- Ouvrez l’Explorateur de fichiers et accédez à la copie valide connue de la base de données.
- Copiez la copie valide connue à l’emplacement où la base de données endommagée ou manquante doit être remplacée.Si vous êtes invité à remplacer un fichier existant, faites-le.
Restaurer des objets dans une base de données
Si vous devez restaurer un ou plusieurs objets dans une base de données, importez les objets à partir de la copie de sauvegarde de la base de données dans la base de données qui contient (ou devrait contenir) l’objet à restaurer.
Important : Si d’autres bases de données ou programmes ont des liens vers des objets dans la base de données que vous restaurez, il est essentiel de restaurer la base de données à l’emplacement correct. Si vous ne respectez pas cette condition, les liens vers les objets de base de données ne fonctionneront pas et devront être mis à jour.
- Ouvrez la base de données dans laquelle vous souhaitez restaurer un objet.
- Pour restaurer un objet manquant, passez à étape 3. Pour remplacer un objet qui contient des données incorrectes ou manquantes ou si l’objet a cessé de fonctionner correctement, effectuez les opérations suivantes :
- Si vous souhaitez conserver l’objet actuel, afin de le comparer avec la version restaurée après la restauration, renommez l’objet avant de le restaurer. Par exemple, si vous souhaitez restaurer un formulaire endommagé appelé Extraction, vous pouvez le renommer en Extraction_Défectueux.
- Supprimez l’objet que vous souhaitez remplacer.
Remarque : Soyez toujours prudent lorsque vous supprimez des objets de base de données, car ils pourraient être liés à d’autres objets dans la base de données.
- Cliquez sur Données externes, puis dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Access.
- Dans la boîte de dialogue Données externes – Base de données Access, cliquez sur Parcourir pour rechercher la base de données de sauvegarde, puis cliquez sur Ouvrir.
- Sélectionnez Importer des tables, des requêtes, des formulaires, des états, des macros et des modules dans la base de données active, puis cliquez sur OK.
- Dans la boîte de dialogue Importer des objets, cliquez sur l’onglet qui correspond au type d’objet à restaurer. Par exemple, si vous souhaitez restaurer une table, cliquez sur l’onglet Tables.
- Cliquez sur l’objet pour le sélectionner.
- Si vous souhaitez restaurer d’autres objets, répétez les étapes 6 et 7 jusqu’à ce que vous ayez sélectionné tous les objets que vous souhaitez restaurer.
- Pour consulter les options d’importation avant d’importer les objets, dans la boîte de dialogue Importer des objets, cliquez sur le bouton Options.
- Après avoir sélectionné les objets et importé les options de définition, cliquez sur OK pour restaurer les objets.
Pour automatiser la création des sauvegardes, envisagez d’utiliser un produit qui effectue des sauvegardes automatisées d’un système de fichiers, tel qu’un logiciel de sauvegarde de serveur de fichiers ou un périphérique de sauvegarde externe USB.
