Créer et Exécuter une Requête Mise à Jour

Vue d’ensemble

Voici les similitudes et différences entre Rechercher et remplacer et une requête Mise à jour :

Comme la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, une requête Mise à jour vous permet de spécifier la valeur à remplacer et la nouvelle valeur.

Contrairement à la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, une requête Mise à jour vous permet d’effectuer les opérations suivantes :

• utiliser des critères qui ne dépendent pas de la valeur que vous souhaitez remplacer ;
• mettre à jour un grand nombre d’enregistrements en une seule fois ;
• modifier des enregistrements dans plusieurs tables en même temps.

Utiliser une requête Mise à jour

Le meilleur moyen de créer une requête Mise à jour consiste à créer d’abord une requête Sélection qui identifie les enregistrements à mettre à jour, puis à convertir cette requête en une requête Mise à jour que vous pouvez exécuter pour mettre à jour les enregistrements. En sélectionnant d’abord les données, vous pouvez vérifier que vous mettez à jour les enregistrements souhaités avant de modifier réellement les données.

Comment faire pour sauvegarder votre base de données

1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer sous. Remarque : si vous utilisez Access 2010, cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Enregistrer et publier.
2. Sur la droite, sous Avancé, cliquez sur Sauvegarder la base de données.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer la sauvegarde sous, spécifiez un nom et un emplacement pour la copie de sauvegarde, puis cliquez sur Enregistrer.

   Access ferme le fichier d’origine, crée une sauvegarde, puis rouvre le fichier d’origine.

   Pour rétablir une sauvegarde, fermez et renommez le fichier d’origine de sorte que la copie de sauvegarde puisse utiliser le nom de la version d’origine. Attribuez à la copie de sauvegarde le nom de la version d’origine, puis ouvrez la copie de sauvegarde ainsi renommée dans Access.

Étape 1 : Créer une requête Sélection pour identifier les enregistrements à mettre à jour

1. Ouvrez la base de données qui contient les enregistrements à mettre à jour.
2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.

   Le Concepteur de requêtes s’ouvre, suivi de la boîte de dialogue Afficher la table.

3. Cliquez sur l’onglet Tables.
4. Sélectionnez les tables contenant les enregistrements à mettre à jour, cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer.

   Les tables apparaissent sous la forme d’une ou plusieurs fenêtres dans le concepteur de requêtes, et la liste des champs de chaque table. La figure suivante illustre le concepteur de requêtes avec une table classique.

   

   1. Table affichée dans le Concepteur de requêtes

   2. Grille de création de requête

5. Double-cliquez sur les champs à mettre à jour dans les fenêtres de table. Les champs sélectionnés apparaissent sur la ligne Champ de la grille de création de requête.

   Vous pouvez ajouter un champ de table par colonne dans la grille de création.

   Pour ajouter rapidement tous les champs d’une table, double-cliquez sur l’astérisque (*) en haut de la liste des champs de table dans la fenêtre de table. Cette illustration montre la grille de création de requête avec tous les champs ajoutés.

   

6. Pour limiter les résultats de requête en fonction des valeurs de champs, dans la grille de création de requête, sur la ligne Critères, entrez les critères à utiliser pour limiter les résultats.

   Tableau d’exemples de critères

   Le tableau suivant montre quelques exemples de critères et explique l’effet qu’ils ont sur les résultats d’une requête.

   Remarque : La plupart des exemples dans ce tableau utilisent des caractères génériques pour améliorer la flexibilité ou la puissance de la requête.

   Critères	Effet
   >234	Renvoie tous les nombres supérieurs à 234. Pour rechercher tous les nombres inférieurs à 234, utilisez < 234.
   >=”Cajhen”	Renvoie tous les enregistrements de Cajhen à la fin de l’alphabet.
   Entre #2/2/2020 # et #12/1/2020 #	Renvoie les dates comprises entre le 2-fév-17 et le 1-déc-17 (ANSI-89). Si votre base de données utilise les caractères génériques ANSI-92, utilisez des apostrophes (‘) au lieu des signes dièse (#). Par exemple: entre «2/2/2020» et «12/1/2020».
   Pas “Allemagne”	Recherche tous les enregistrements pour lesquels le contenu du champ n’est pas exactement égal à « Allemagne». Le critère renvoie les enregistrements qui contiennent des caractères en plus d’« Allemagne » tel qu’« Allemagne (Euro) » ou « Europe (Allemagne) ».
   Pas “T*”	Recherche tous les enregistrements hormis ceux commençant par T. Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage (%) à la place de l’astérisque (*).
   Pas “*t”	Recherche tous les enregistrements qui ne se terminent pas par t. Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage (%) à la place de l’astérisque (*).
   Dans(Canada,R-U)	Dans une liste, recherche tous les enregistrements contenant Canada ou R-U.
   Comme “[A-D]*”	Dans un champ Texte, recherche tous les enregistrements commençant par les lettres A à D. Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage (%) à la place de l’astérisque (*).
   Comme “*ar*”	Recherche tous les enregistrements comportant la séquence de lettres « ar ». Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le signe de pourcentage (%) à la place de l’astérisque (*).
   Comme “Maison Dewe?”	Recherche tous les enregistrements commençant par « Maison » et contenant une deuxième chaîne de 5 lettres dont les 4 premières lettres sont « Dewe » et la dernière est inconnue. Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, utilisez le caractère de soulignement (_) à la place du point d’interrogation (?).
   #2/2/2020 #	Recherche tous les enregistrements du 2 février 2020. Si votre base de données utilise le jeu de caractères génériques ANSI-92, entourez la date de guillemets simples (‘) au lieu de dièses (#); par exemple, (‘ 2/2/2020 ‘).
   < Date( )- 30	Utilise la fonction Date pour renvoyer toutes les dates postérieures aux 30 derniers jours.
   Date()	Utilise la fonction Date pour renvoyer tous les enregistrements contenant la date du jour.
   Entre Date( ) Et AjDate(“m”, 3, Date( ))	Utilise les fonctions Date et AjDate pour renvoyer tous les enregistrements situés entre la date du jour et les trois mois suivants.
   Est Null	Renvoie tous les enregistrements contenant une valeur Null (vide ou non définie).
   Est Pas Null	Renvoie tous les enregistrements contenant une valeur.
   “”	Renvoie tous les enregistrements contenant une chaîne vide. Les chaînes vides sont utilisées lorsqu’un champ rend obligatoire l’ajout d’une valeur, mais que la valeur n’est pas connue. Par exemple, un champ peut nécessiter la saisie d’un numéro de télécopie. Or, si certains de vos clients ne possèdent pas de télécopieur, vous pouvez taper deux guillemets droits sans espace entre “” à la place d’un numéro.

7. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
8. Vérifiez que la requête renvoie les enregistrements que vous souhaitez mettre à jour.
9. Pour supprimer des champs que vous ne souhaitez pas inclure dans la structure de la requête, sélectionnez les champs et appuyez sur la touche Suppr.
10. Pour des champs à inclure dans la structure de la requête, faites glisser les champs supplémentaires vers la grille de création de requête.

Étape 2 : Mettre à jour les enregistrements

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Mise à jour.

   Cette procédure montre comment modifier une requête Sélection en requête Mise à jour. Lorsque vous effectuez cette opération, Access ajoute la ligne Mise à jour dans la grille de création de requête. L’illustration suivante montre une requête Mise à jour qui renvoie tous les biens achetés après le 5 janvier 2005 et qui change l’emplacement de façon à utiliser « Entrepôt 3 » pour tous les enregistrements répondant aux critères.

   

2. Recherchez le champ qui contient les données à modifier et tapez votre expression (vos critères de modification) sur la ligne Mise à jour de ce champ.

   Vous pouvez utiliser toute expression valide sur la ligne Mise à jour.

   Tableau d’exemples d’expressions

   Ce tableau illustre certains exemples d’expressions et explique comment ils modifient les données.

   Expression	Résultat
   “Représentant”	Dans un champ Texte, modifie une valeur texte en Représentant.
   #8/10/20 #	Dans un champ date/heure, modifie une valeur de date en 10-août-20.
   Oui	Dans un champ Oui/Non, modifie une valeur Non en valeur Oui.
   “PN” & [NuméroRéférence]	Insère “PN” au début de chaque numéro de référence spécifié.
   [PrixUnitaire] * [Quantité]	Multiplie les valeurs dans les champs PrixUnitaire et Quantité.
   [Transport] * 1,5	Augmente les valeurs dans un champ Transport de 50%.
   SomDom (“[quantité] * [PrixUnitaire]”, “Détails commandes”, “[RéfProduit] =” & [RéfProduit])	Lorsque les valeurs RéfProduit de la table active correspondent aux valeurs RéfProduit de la table Détails commandes, cette expression met à jour le total des ventes en multipliant les valeurs d’un champ nommé Quantité par les valeurs d’un champ nommé PrixUnitaire. Cette expression utilise la fonction SomDom car elle peut fonctionner sur plusieurs tables ou champs de table.
   Droite([CodePostalEnvoi], 5)	Tronque (supprime) les caractères les plus à gauche dans une chaîne de texte ou numérique, et laisse les cinq caractères les plus à droite.
   VraiFaux(EstNull([PrixUnitaire]), 0, [PrixUnitaire])	Modifie une valeur Null (inconnue ou indéfinie) en un zéro (0) dans un champ PrixUnitaire.

3. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

   Un message d’alerte s’affiche.

4. Pour exécuter la requête et mettre à jour les données, cliquez sur Oui.

   Remarque : Lorsque vous exécutez la requête, certains champs peuvent être exclus de votre jeu de résultats. Si votre requête comprend des champs que vous ne mettez pas à jour, par défaut Access ne les affiche pas dans les résultats. Par exemple, vous pourriez inclure des champs ID provenant de deux tables pour que votre requête identifie et mette à jour les enregistrements appropriés. Si vous ne mettez pas à jour ces champs ID, Access ne les affiche pas dans les résultats.

Mettre à jour les données d’une table à l’autre

Lorsque vous avez besoin de mettre à jour des données d’une table à une autre, pensez à la règle suivante : les données types pour les champs source et de destination doivent correspondance ou être compatibles.

En outre, lorsque vous mettez à jour des données d’une table à une autre et que vous utilisez des types de données compatibles plutôt que correspondants, Access convertit les types de données de ces champs dans la table de destination. Ceci explique la troncation (suppression) de certaines données dans les champs de destination. La section Restrictions liées aux conversions des types de données explique votre marge de manœuvre relative à la conversion des types de données. Le tableau de cette section explique également les circonstances dans lesquelles un type de données peut changer ou éliminer certaines, voire toutes les données d’un champ, et spécifie les données sujettes à élimination.

La procédure de mise à jour des données d’une table à l’autre est composée des grandes étapes suivantes :

1. Créez une requête Mise à jour et ajoutez-y les tables source et de destination.
2. Joignez ces tables sur les champs qui contiennent les informations associées.
3. Ajoutez les noms de vos champs de destination pour la ligne Champ de la grille de création.
4. Ajoutez les noms de vos champs source à la ligne Mise à jour de la grille de création en utilisant la syntaxe suivante : [table_source].[champ_source].

Les étapes décrites dans cette section supposent l’utilisation de deux tables semblables. Dans cet exemple, la table Clients se trouve dans une base de données que vous venez de récupérer ; elle comprend des données plus récentes que la table Consommateurs. Vous pouvez constater que les noms de certains supérieurs et certaines adresses ont changé. C’est pourquoi vous décidez de mettre à jour la table Consommateurs en utilisant les données de la table Clients.

Créer et exécuter la requête Mise à jour

1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Création de requête.
2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, cliquez sur l’onglet Tables.
3. Double-cliquez sur vos tables source et de destination pour les ajouter à la requête, puis cliquez sur Fermer. Chaque table s’affiche dans une fenêtre dans le Concepteur de requêtes.
4. Dans la plupart des cas, Access joint automatiquement les champs associés dans une requête. Pour joindre manuellement des champs qui contiennent des informations connexes, faites glisser le champ associé d’une table vers le champ équivalent dans l’autre table.

   Par exemple, si vous utilisez les tables mentionnées dans les exemples ci-dessus, vous faites glisser le champ Réf Client sur le champ Réf Consommateur. Access crée alors une relation entre ces champs dans les deux tables et s’en sert pour joindre tous les enregistrements associés.

5. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Mise à jour.
6. Dans la table de destination, double-cliquez sur les champs à mettre à jour. Chaque champ apparaît dans la ligne Champ de la grille de création.

   Si vous utilisez ces exemples de tables, vous ajoutez tous les champs à l’exception du champ Réf Consommateur. Notez que le nom de la table de destination s’affiche dans la ligne Table de la grille de création.

7. Sur la ligne Mise à jour de la requête, dans chacune des colonnes contenant un champ de destination, ajoutez le nom de la table source et le champ de cette table correspondant à celui de la table de destination. Assurez-vous aussi d’utiliser la syntaxe suivante : [Table].[Champ], où la table et les noms de champs sont placés entre crochets et séparés par des virgules.

   Cette illustration montre une partie de la grille de création, avec les exemples de tables ci-dessus. Retenez la syntaxe pour la table et les noms de champs dans la ligne Mise à jour.

   

   À mesure que vous continuez, n’oubliez pas que l’orthographe des noms de tables et de champs doit être correcte sur la ligne Mise à jour et que vous devez respecter la ponctuation des noms de tables et de champs d’origine. Ceci dit, le respect des majuscules n’est pas obligatoire.

8. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
9. Lorsque le système vous demande de confirmer la mise à jour, cliquez sur Oui.

Restrictions liées aux conversions des types de données

Le tableau suivant répertorie les types de données fournis dans Access, explique les restrictions liées aux conversions des types de données et décrit brièvement les pertes de données éventuelles en cours de conversion.

Empêcher le mode désactivé de bloquer une requête

Le mode désactivé a bloqué cette action ou cet événement.

Par défaut, Access désactive toutes les requêtes action (mettre à jour, ajouter, supprimer ou créer des requêtes de table), sauf si votre base de données est dans un emplacement approuvé ou s’il est signé et approuvé. Si vous n’avez pas effectué l’une de ces actions, vous pouvez toujours activer la requête associée à la session de base de données en cliquant sur activer le contenu dans la barre des messages.

Version SQL : instruction UPDATE

Si vous n’avez pas de difficulté à travailler avec SQL, vous pouvez également écrire une instruction UPDATE à l’aide du mode SQL. Pour utiliser le mode SQL, créez une requête vide, puis basculez en mode SQL.

Cette section présente la syntaxe et un exemple d’instruction UPDATE.