Créer une Table et Ajouter des Champs

Vous pouvez créer une base de données en insérant une table dans une base de données existante, ou en important ou liant une table d’une autre source de données (telle qu’un classeur Microsoft Excel, un document Microsoft Word, un fichier texte ou une autre base de données). Lorsque vous créez une base de données vide, une nouvelle table vide est insérée automatiquement. Vous pouvez ensuite entrer des données dans cette table pour commencer à définir vos champs.

Créer une table dans une nouvelle base de données

1. Cliquez sur Fichier > Nouveau, puis sélectionnez Base de données de bureau vide.
2. Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier pour la nouvelle base de données.
3. Pour accéder à un autre emplacement pour enregistrer la base de données, cliquez sur l’icône de dossier.
4. Cliquez sur Créer.

   La nouvelle base de données s’ouvre, et une nouvelle table nommée Table1 est créée et s’ouvre en mode Feuille de données.

Créer une table dans une base de données existante

1. Cliquez sur Fichier > Ouvrir, puis cliquez sur la base de données si elle est répertoriée sous Récent. Dans le cas contraire, sélectionnez l’une des options de navigation pour localiser la base de données.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.
3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.

   Une nouvelle table est insérée dans la base de données, qui s’ouvre en mode Feuille de données.

Importation ou liaison pour créer une table

Vous pouvez créer une table en important des données stockées ailleurs ou en créant un lien avec ces données. Vous pouvez importer ou lier les données d’une feuille de calcul Excel, d’une liste SharePoint, d’un fichier XML, d’une autre base de données Access, d’un dossier Microsoft Outlook et de bien d’autres éléments.

Lorsque vous importez des données, vous créez une copie de ces données dans une nouvelle table de la base de données active. Les modifications apportées ultérieurement aux données sources n’auront aucun effet sur les données importées et les modifications apportées aux données importées n’affectent pas les données sources. Après vous être connecté à une source de données et avoir importé ses données, vous pouvez utiliser les données importées sans vous connecter à la source. Vous pouvez modifier la structure d’une table importée.

Lorsque vous liez à des données, vous créez une table liée dans la base de données active, qui représente un lien direct aux informations existantes stockées ailleurs. Lorsque vous modifiez des données dans une table liée, vous les modifiez dans la source. Lorsque des données changent dans la source, cette modification est reflétée dans la table liée. Vous devez être en mesure de vous connecter à la source de données chaque fois que vous utilisez une table liée. Vous ne pouvez pas modifier la conception d’une table liée.

Définir les propriétés d’une table

En plus de définir des champs de propriétés, vous pouvez définir des propriétés qui s’appliquent à une table ou à des enregistrements entiers.

1. Sélectionnez la table dont vous souhaitez définir les propriétés.
2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Feuille de propriétés.

   

   La feuille de propriétés de la table s’affiche.

4. Dans la feuille de propriétés, cliquez sur l’onglet Général.
5. Cliquez sur la zone à gauche de la propriété que vous voulez définir, puis entrez un paramètre pour la propriété.

   N’oubliez pas d’appuyer sur CTRL + S pour enregistrer vos modifications.

   Utilisez cette propriété de table	Pour
   Afficher les vues sur un site SharePoint	Spécifier si les affichages basés sur la table peuvent être affichés sur un site SharePoint. Remarque : Les effets de ce paramètre dépendent du paramètre de la propriété de base de données Afficher les vues sur un site SharePoint.
   Sous-feuille données étendue	Développer toutes les sous-feuilles de données lorsque vous ouvrez la table.
   Hauteur sous-feuille données	Effectuez l’une des opérations suivantes : Si vous souhaitez que la fenêtre de sous-feuille de données soit étendue de façon à afficher toutes les lignes, affectez la valeur 0″ à cette propriété. Si vous souhaitez contrôler la hauteur de la sous-feuille de données, entrez la hauteur souhaitée en pouces.
   Orientation	Définir l’orientation de l’affichage en fonction du sens de votre écriture, de gauche à droite ou de droite à gauche.
   Description	Fournir une description de la table. Cette description sera affichée dans les info-bulles pour la table.
   Affichage par défaut	Définir Feuille de données, Tableau croisé dynamique ou Graphique croisé dynamique comme affichage par défaut lorsque vous ouvrez la table. Les options Tableau croisé dynamique et Graphique croisé dynamique ont été supprimées du démarrage d’Access depuis Access 2013.
   Règle de validation	Entrer une expression qui doit être vraie lorsque vous ajoutez ou modifiez un enregistrement.
   Message si erreur	Entrer un message qui s’affiche lorsqu’un enregistrement n’est pas conforme à l’expression dans la propriété Valide si.
   Filtre	Définir des critères pour afficher uniquement certaines lignes en mode Feuille de données.
   Tri par	Sélectionner un ou plusieurs champs pour spécifier l’ordre de tri par défaut des lignes en mode Feuille de données.
   Nom sous-feuille données	Spécifier si une sous-feuille doit s’afficher en mode Feuille de données et, si oui, la table ou la requête qui doit fournir les lignes dans la sous-feuille.
   Champs fils	Répertorier les champs dans la table ou la requête qui sont utilisés pour la sous-feuille de données et qui correspondent à la propriété Champs pères spécifiée pour la table.
   Champs pères	Répertorier les champs dans la table qui correspondent à la propriété Champs fils spécifiée pour la table.
   Filtrer au chargement	Appliquer automatiquement les critères de filtre dans la propriété Filtrer (en spécifiant la valeur Oui) lorsque la table est ouverte en mode Feuille de données.
   Trier au chargement	Appliquer automatiquement les critères de tri dans la propriété Tri par (en spécifiant la valeur Oui) lorsque la table est ouverte en mode Feuille de données.

   Conseil    Pour disposer de davantage d’espace pour la saisie ou la modification d’un paramètre dans la zone de propriété, appuyez sur Maj+F2 pour afficher la zone Zoom. Si vous affectez la propriété Valide si à une expression et souhaitez obtenir de l’aide, cliquez sur  en regard de la zone de propriété Valide si pour afficher le Générateur d’expression.

Enregistrer une table

Après avoir créé ou modifié une table, vous devez enregistrer sa conception. Lorsque vous enregistrez une table pour la première fois, donnez-lui un nom descriptif des données qu’elle contient. Vous pouvez utiliser jusqu’à 64 caractères alphanumériques, y compris des espaces. Par exemple, vous pouvez nommer une table Clients, Inventaire pièces ou Produits.

Access vous offre une grande latitude pour nommer vos tables. Il convient toutefois d’être informé de quelques restrictions. Un nom de table peut comprendre un maximum de 64 caractères, peut inclure une combinaison de lettres, de nombres, d’espaces et de caractères spéciaux à l’exception d’un point (.), d’un point d’exclamation (!), de crochets ([]), d’un espace de début, d’un signe égal de début (=) ou d’un caractère non imprimable tel qu’un retour chariot. De même, le nom ne peut pas contenir les caractères suivants :` / \ : ; * ? ” ‘ < > | # <TAB> { } % ~ &.

1. Sélectionnez Fichier > Enregistrer, ou appuyez sur CTRL+S.
2. Si vous enregistrez la table pour la première fois, tapez un nom, puis cliquez sur OK.

Définition d’une clé primaire

Sauf si vous avez un motif spécifique ne pas le faire, vous devez spécifier une clé primaire pour une table. Access crée automatiquement un index pour la clé primaire, qui peut contribuer à améliorer les performances de la base de données. Access vérifie également que chaque enregistrement a une valeur dans le champ de clé primaire, et que cette valeur est toujours unique. Il est essentiel que les valeurs soient uniques car, dans le cas contraire, il n’existe aucun moyen fiable de distinguer une ligne particulière des autres.

Lorsque vous créez une table en mode Feuille de données, Access crée automatiquement une clé primaire à laquelle il affecte le nom de champ ID et le type de données NuméroAuto.

En mode Création, vous pouvez modifier ou supprimer la clé primaire, ou définir la clé primaire pour une table qui n’en a pas.

Déterminer les champs à utiliser comme clé primaire

Il peut arriver que vous ayez déjà des données que vous voulez utiliser comme clé primaire. Par exemple, vous avez peut-être des numéros d’ID existants pour vos employés. Si vous créez une table pour effectuer le suivi des informations des employés, vous pouvez décider d’utiliser l’ID d’employé comme clé primaire pour cette table. Ou peut-être que l’ID d’employé n’est unique que combiné avec l’ID du service, de sorte que vous devez utiliser les deux champs conjointement comme clé primaire. Une bonne clé primaire présente les caractéristiques suivantes :

• Chaque enregistrement a une valeur unique pour le champ ou la combinaison de champs.
• Le champ ou la combinaison des champs ne sont jamais vides ou null. Ils contiennent toujours une valeur.
• Les valeurs ne changent pas.

S’il n’existe aucune donnée appropriée utilisable comme clé primaire, vous pouvez créer un champ à utiliser comme clé primaire. Lorsque vous créez un champ à utiliser comme clé primaire, définissez le type de données NuméroAuto pour être certain qu’il présente les trois caractéristiques énoncées ci-dessus.

Définir ou modifier la clé primaire

1. Sélectionnez la table dont vous voulez définir ou modifier la clé primaire.
2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
3. Dans la grille de création de table, sélectionnez le ou les champs à utiliser comme clé primaire.

   Pour sélectionner un seul champ, cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant au champ souhaité.

   Pour sélectionner plusieurs champs, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez sur le sélecteur de ligne de chacun d’eux.

4. Sous l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Clé primaire.

   

   Un indicateur de clé s’affiche à gauche du ou des champs spécifiés comme clé primaire.

Supprimer la clé primaire

1. Sélectionnez la table dont vous voulez supprimer la clé primaire.
2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
3. Cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant à la clé primaire actuelle. Si la clé primaire est constituée de plusieurs champs, maintenez la touche CTRL enfoncée, puis cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant à chaque champ.
4. Sous l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Clé primaire.

   

   L’indicateur de clé est alors supprimé du ou des champs spécifiés comme clé primaire.

Lorsque vous enregistrez une nouvelle table sans définir de clé primaire, Access vous invite à créer un champ pour la clé primaire. Si vous cliquez sur Oui, Access crée un champ ID qui utilise le type de données NuméroAuto afin de fournir une valeur unique pour chaque enregistrement. Si votre table contient déjà un champ NuméroAuto, Access l’utilise comme clé primaire. Si vous cliquez sur Non, Access n’ajoute pas de champ, et aucune clé primaire n’est définie.

Ajout de champs

Pour stocker de nouvelles données associées à un élément pour lequel vous disposez déjà d’une table Access, vous pouvez ajouter un champ à cette table. Supposons, par exemple, que vous ayez une table contenant le nom de famille, le prénom, l’adresse électronique, le numéro de téléphone et l’adresse postale de chacun de vos clients. Pour commencer à effectuer le suivi du moyen de communication favori de chaque client, vous pouvez ajouter un champ pour stocker ces données.

Vous stockez chaque donnée dont vous souhaitez assurer le suivi dans un champ. Par exemple, dans une table de contacts, vous créez des champs pour le Nom de famille, le Prénom, le Numéro de téléphone et l’Adresse. Dans une table de produits, vous créez des champs pour le Nom du produit, l’ID de produit et le Prix.

Chaque champ présente certaines caractéristiques essentielles, telles qu’un nom identifiant de manière unique le champ dans une table, un type de données définissant la nature des données, les opérations réalisables sur les données et l’espace disque requis pour le stockage de chaque valeur.

Avant de créer des champs, essayez de séparer les données sous leur plus petite forme. Il est beaucoup plus simple de combiner ultérieurement des données que de les séparer. Par exemple, au lieu d’un champ Nom, créez des champs Nom de famille et Prénom. Par la suite, il sera très facile de rechercher ou trier par Prénom, Nom de famille ou les deux. Si vous prévoyez d’exécuter un état, un tri, une recherche ou un calcul sur un élément de données, placez cet élément dans son propre champ.

Après avoir créé un champ, vous pouvez également définir des propriétés de champ afin de contrôler son apparence et son comportement. Par exemple, la propriété Format définit le mode d’affichage des données dans une feuille de calcul ou dans un formulaire contenant ce champ.

Ajouter un champ en entrant des données

Lorsque vous créez une table ou ouvrez une table existante en mode Feuille de données, vous pouvez ajouter un champ à la table en tapant des données dans la colonne Ajouter un nouveau champ de la feuille de données(1). Access attribue automatiquement au champ un type de données en fonction des données entrées. Si votre entrée n’implique aucun autre type de données, Access sélectionne le type Texte, mais vous pouvez le modifier.

Pour entrer des données dans la colonne Ajouter un nouveau champ :

1. Créez ou ouvrez une table en mode Feuille de données en cliquant avec le bouton droit sur la table souhaitée dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Feuille de données dans le menu contextuel.
2. Dans la colonne Ajouter un nouveau champ, entrez le nom du champ que vous voulez créer.

   Utilisez un nom descriptif pour faciliter l’identification du champ.

3. Entrez des données dans le nouveau champ.

Ajouter un champ en utilisant un modèle de champ

Parfois, il est plus facile d’opérer un choix dans une liste prédéfinie de champs correspondant à vos besoins que de créer un champ manuellement. Vous pouvez utiliser la liste Plus de champs pour opérer un choix dans une liste de modèles de champ. Un modèle de champ est un ensemble prédéfini de caractéristiques et propriétés qui décrivent un champ. La définition d’un modèle de champ inclut un nom de champ, un type de données, un paramètre pour la propriété Format du champ, et d’autres propriétés de champ.

1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Feuille de données.
2. Sous l’onglet Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur Plus de champs.

   

3. Pour insérer la nouvelle colonne, sélectionnez un champ dans la liste Plus de champs. Access insère le champ à droite de la colonne dans laquelle votre curseur est actuellement positionné. Si vous choisissez, sous le titre Démarrage rapide, une option de champ telle que Adresse, Access crée plusieurs champs dans votre table pour accueillir les différentes parties d’une adresse.

Définition des propriétés d’un champ

Après avoir créé un champ, vous pouvez définir des propriétés de champ afin de contrôler son apparence et son comportement.

En définissant des propriétés de champ, vous pouvez par exemple :

• contrôler l’apparence des données dans un champ ;
• aider à prévenir la saisie de données incorrectes dans un champ ;
• spécifier des valeurs par défaut pour un champ ;
• aider à accélérer les opérations de recherche et de tri sur un champ.

Vous pouvez définir une partie des propriétés de champ disponibles pendant que vous travaillez en mode Feuille de données. En revanche, pour avoir accès à la liste complète des propriétés de champ et définir toutes les propriétés de champ, vous devez utiliser le mode Création.

Les propriétés que vous pouvez définir dépendent du type de données du champ.

Définir des propriétés de champ en mode Feuille de données

Vous pouvez renommer un champ, modifier son type de données, modifier sa propriété Format, et modifier certaines de ses autres propriétés pendant que vous travaillez en mode Feuille de données.

1. Dans le volet de navigation, cliquer avec le bouton droit sur la table que vous souhaitez ouvrir.
2. Dans le menu contextuel, cliquez sur Mode Feuille de données.

Définir des propriétés de champ en mode Création

Vous pouvez définir toute propriété de champ lorsque vous travaillez avec une table en mode Création. En mode Création, vous définissez le type de données d’un champ dans la grille de création de table, et d’autres propriétés dans le volet Propriétés du champ.

1. Dans le volet de Navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table.
2. Dans le menu contextuel, cliquez sur Mode Création.

Déplacer un champ

Pour déplacer un champ, faites-le glisser vers la position souhaitée. Pour sélectionner plusieurs champs contigus à déplacer, cliquez sur le premier champ, maintenez la touche Maj enfoncée, puis cliquez sur le dernier champ. Vous pouvez ensuite faire glisser le groupe de champs sélectionné vers sa nouvelle position.

Le déplacement d’un champ modifie sa position sur la feuille de données mais ne modifie pas l’ordre des champs de la création de table. Si vous accédez aux champs par programme, l’ordre initial s’applique. Par exemple, si vous modifiez la position d’un champ sur la feuille de calcul par glisser-déplacer, puis que vous créez un formulaire dans la table à l’aide du bouton Formulaire, le champ conservera sa position d’origine.